Fiche de révision : Règlement des honoraires au cabinet

📋 Plan du Cours

1. Enjeux du règlement structuré
2. Autorisations et niveaux d’intervention
3. Responsabilités de l’assistant juridique
4. Objectifs et contenu du reporting
5. Préparation du reporting régulier
6. Méthodes et outils de reporting
7. Relance amiable des factures
8. Mise en demeure et suites

📖 1. Enjeux du règlement structuré

🔑 Notions clés & Définitions

• Processus de règlement structuré : Organise l’émission des factures, le suivi des paiements, les relances et le recouvrement afin de sécuriser la trésorerie et la relation client du cabinet.

★ À maîtriser

• 🔄 Le recouvrement progresse selon les étapes suivantes:
  1. Relances amiables
  2. Mise en demeure
  3. Action judiciaire si nécessaire

📌 La convention d’honoraires doit préciser les modalités de facturation et de paiement, et les factures doivent rester transparentes, détaillées et conformes à ces engagements.

Compléments

• Un cabinet qui attend 90 jours pour encaisser une facture importante peut rencontrer des difficultés à payer ses collaborateurs ou son loyer, même si son activité est florissante.

💡 Astuce mémo

Suivi rigoureux → trésorerie stable, relation saine et impayés réduits

📖 2. Autorisations et niveaux d’intervention

📝 Points essentiels

• Au niveau 1, l’assistant(e) juridique peut consulter les factures et paiements, suivre les statuts et préparer des tableaux de bord, mais ne peut pas relancer directement les clients sans autorisation explicite.

• Au niveau 2, une personne autorisée peut envoyer des rappels courtois, appeler les clients et proposer un échéancier sous réserve d’accord, mais elle ne peut pas envoyer de mise en demeure ni engager un recouvrement sans validation préalable.

• Au niveau 3, l’avocat peut envoyer une mise en demeure par LRAR et engager des procédures de recouvrement, mais toute action judiciaire doit être validée par l’avocat responsable.

• Le niveau 1 permet à l’assistant(e) juridique de suivre les factures et de produire des reportings, le niveau 2 autorise les relances amiables sous validation nécessaire, et le niveau 3 concerne le recouvrement et les actions judiciaires par l’avocat.

💡 Astuce mémo

Suivre → relancer → recouvrer

📖 3. Responsabilités de l’assistant juridique

★ À maîtriser

• L’assistant(e) juridique intervient dans le cycle de règlement en émettant les factures, en suivant les paiements, en effectuant les relances amiables, en gérant les retards, en préparant le recouvrement autorisé, en reportant les résultats et en archivant les pièces.

📌 Chaque facture doit respecter la convention d’honoraires, présenter des informations exactes, être envoyée par le canal approprié et être archivée en version papier et numérique.

📌 En cas de retard, l’assistant(e) juridique surveille la facture, alerte l’avocat ou le gestionnaire et peut proposer un échéancier après validation de l’employeur.

Compléments

• L’archivage conserve notamment:
  • Factures
  • Relances
  • Preuves de paiement
  • Copies de LRAR
  • Notes d’appel

💡 Astuce mémo

Émettre, suivre, relancer, alerter, documenter

📖 4. Objectifs et contenu du reporting

🔑 Notions clés & Définitions

• Reporting régulier : Une synthèse actualisée des factures, des paiements, des retards et des actions engagées, destinée à piloter la trésorerie et les décisions du cabinet.

★ À maîtriser

• Pour chaque facture, le reporting mentionne:
  • Numéro de la facture
  • Nom du client
  • Montant
  • Date d’émission
  • Date d’échéance

📌 Le reporting distingue les factures payées, les factures en retard et les factures impayées selon leur statut, leur montant et leur durée de retard.

Compléments

📐 Formule — Le taux de recouvrement correspond au pourcentage de factures payées dans les délais : $\text{Taux de recouvrement} = \frac{\text{nombre de factures payées dans les délais}}{\text{nombre total de factures}} \times 100$.

📖 5. Préparation du reporting régulier

★ À maîtriser

• 🔄 La préparation du reporting suit ces étapes:
  1. Collecter les données
  2. Analyser les données
  3. Préparer le rapport
  4. Présenter le rapport

📌 Le reporting hebdomadaire permet un suivi rapproché des paiements, tandis que le reporting mensuel fournit une vision globale destinée aux bilans et aux décisions stratégiques.

Compléments

• Les indicateurs comprennent:
  • Montant total des impayés
  • Nombre de clients en retard
  • Taux de recouvrement

💡 Astuce mémo

Collecter → analyser → préparer → présenter

📖 6. Méthodes et outils de reporting

📝 Points essentiels

• Les exemples de logiciels spécialisés sont:

  • SECIB
  • KLEOS
  • JARVIS LEGAL
  • ADAPPS

• Excel permet notamment de créer:

  • Tableaux croisés dynamiques
  • Graphiques
  • Indicateurs de performance

📖 7. Relance amiable des factures

🔑 Notions clés & Définitions

• Relance amiable : Une démarche non conflictuelle qui rappelle au client l’existence d’une facture en retard et l’invite à la régler tout en maintenant une relation professionnelle.

★ À maîtriser

📌 La première relance amiable intervient généralement entre 7 et 15 jours après la date d’échéance.

• Une relance amiable peut être envoyée par email, téléphone ou courrier, avec un ton courtois, le montant, la date d’échéance et les coordonnées bancaires.

Compléments

📌 Chaque relance doit être documentée par l’archivage du message ou du courrier et, pour un appel, par la note de la date, de l’heure, de l’interlocuteur et du contenu.

💡 Astuce mémo

Échéance → relance → suivi → deuxième relance

📖 8. Mise en demeure et suites

🔑 Notions clés & Définitions

• Mise en demeure : Une relance écrite formelle, généralement envoyée en LRAR, qui demande le paiement d’une facture impayée dans un délai précis et constitue la dernière étape amiable avant une procédure.

📝 Points essentiels

• Une mise en demeure est généralement envoyée après 2 ou 3 relances amiables restées sans réponse, souvent 30 à 45 jours après l’échéance.

• Pour être recouvrable, la créance doit être certaine, liquide et exigible, c’est-à-dire réelle, chiffrée et arrivée à échéance.

• Le délai accordé dans une mise en demeure est généralement de 8 jours à compter de sa réception, mais peut aller jusqu’à 15 jours selon le profil du client.

• Les éléments obligatoires comprennent:

  • Identification des parties
  • Mention LRAR
  • Références de la facture
  • Historique des relances
  • Délai précis
  • Modalités de règlement
  • Signature
  • Pièces jointes

💡 Astuce mémo

Relance amiable : rappel courtois ; mise en demeure : exigence formelle sous délai

📊 Tableaux de synthèse

Niveaux d’intervention