Fiche de révision : Gestion administrative du personnel

📋 Plan du Cours

1. Éléments constitutifs du contrat
2. Types de contrats et période d’essai
3. Mentions et forme du contrat
4. Formalités déclaratives d’embauche
5. Registre unique et documents d’embauche
6. Embauche des travailleurs étrangers
7. Suivi médical et visites obligatoires
8. Procédure de suivi individuel renforcé
9. Procédure d’inaptitude médicale
10. Les ruptures à l’initiative des parties
11. Licenciements personnels et économiques
12. Ruptures conventionnelles, CDD et retraite
13. Formalités et droits après la rupture

📖 1. Éléments constitutifs du contrat

🔑 Notions clés & Définitions

• Contrat de travail : Le contrat de travail repose sur une prestation de travail, une rémunération et un lien de subordination entre le salarié et l’employeur.

★ À maîtriser

📌 Le lien de subordination se caractérise par le pouvoir de direction, de contrôle et de sanction de l’employeur et distingue le salarié du travailleur indépendant.

Compléments

📌 Le Conseil de prud’hommes peut requalifier une relation commerciale en contrat de travail lorsque le lien de subordination est avéré, indépendamment du statut choisi.

📖 2. Types de contrats et période d’essai

🔑 Notions clés & Définitions

• Période d’essai : La période d’essai permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié et au salarié d’apprécier ses conditions d’emploi ; elle doit être expressément stipulée au contrat pour exister.

★ À maîtriser

• Le CDI est la forme normale et générale de la relation de travail selon l’article L1221-2 du Code du travail.

• Le CDD ne peut être utilisé que dans des cas limitativement énumérés, notamment le remplacement, l’accroissement temporaire d’activité et les emplois saisonniers.

📌 Le CDI n’a pas de terme fixé à l’avance, tandis que le CDD comporte un terme précis ou un objet défini.

Compléments

• La durée maximale du CDD est de 18 mois et son renouvellement est limité.

📌 Le contrat de travail temporaire met un salarié à disposition d’une entreprise utilisatrice par une agence d’intérim pour une mission précise et limitée dans le temps.

• Le CDD peut être renouvelé au maximum deux fois dans la limite légale.

📌 La rupture anticipée d’un CDD est strictement encadrée et peut notamment intervenir par accord commun, faute grave ou force majeure.

• L’indemnité de fin de CDD est égale à 10 % de la rémunération brute totale.

📌 L’indemnité de licenciement en CDI est due après 8 mois d’ancienneté.

• En CDI, la période d’essai initiale est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les techniciens et agents de maîtrise, et 4 mois pour les cadres ; elle peut être renouvelée une fois sous les conditions prévues par les accords applicables.

• En CDD, la période d’essai est d’un jour par semaine de contrat, dans la limite de 2 semaines pour un contrat d’au plus 6 mois et d’un mois pour un contrat de plus de 6 mois.

• Depuis la loi du 25 juin 2008, la rupture de la période d’essai impose un délai de prévenance compris entre 24 heures et 1 mois selon l’ancienneté.

💡 Astuce mémo

Le CDI n’a pas de terme prévu ; le CDD comporte un terme ou un objet défini.

📖 3. Mentions et forme du contrat

★ À maîtriser

• Les mentions communes obligatoires comprennent :
  • l’identification des parties
  • la nature et la qualification du poste
  • la rémunération
  • la durée du travail

• Le CDD doit préciser : le motif légal de recours, son terme ou l’événement qui y met fin, sa durée minimale si le terme est incertain, le poste et la convention collective, le nom et la qualification du salarié remplacé le cas échéant

📌 Un CDD sans mention de son motif de recours est présumé être un CDI par les tribunaux.

Compléments

• Les clauses et informations recommandées comprennent : la clause de non-concurrence avec contrepartie financière obligatoire, la clause de mobilité géographique, la clause de confidentialité, la clause d’exclusivité sous conditions en CDI, le lieu de travail principal et les modalités de télétravail

📌 Le contrat conclu en France doit être rédigé en français conformément à la loi Toubon du 4 août 1994.

📌 Une clause rédigée en langue étrangère est inopposable au salarié si celui-ci est de nationalité française ou si le contrat s’exécute en France.

• Le contrat doit être établi par écrit pour les CDD, les contrats à temps partiel, d’apprentissage et de professionnalisation ; l’écrit est fortement conseillé pour le CDI.

• Chaque partie doit disposer d’un exemplaire signé du contrat ; la signature électronique est admise sous réserve du respect du règlement eIDAS et de la législation française.

📖 4. Formalités déclaratives d’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• DPAE : La Déclaration Préalable à l’Embauche est une déclaration à transmettre à l’URSSAF avant la prise de poste effective, au plus tôt 8 jours avant l’embauche.

★ À maîtriser

• La DPAE vaut simultanément :
  • immatriculation à la Sécurité sociale
  • affiliation à l’assurance chômage
  • demande de visite médicale d’embauche
  • ouverture de la période d’essai

Compléments

• L’affiliation à France Travail, anciennement Pôle Emploi, est automatiquement notifiée via la DPAE.

• Le début effectif du travail fixe le point de départ de la période d’essai expressément prévue, et non la seule date d’embauche déclarée dans la DPAE.

📖 5. Registre unique et documents d’embauche

🔑 Notions clés & Définitions

• Registre unique du personnel : Le Registre Unique du Personnel est un document obligatoire pour toute entreprise employant des salariés, qui retrace chronologiquement leurs entrées et sorties et doit être consultable à tout moment par l’inspection du travail.

📝 Points essentiels

• À l’embauche, le registre indique : le nom et le prénom, la nationalité, la date de naissance et le sexe, l’emploi et la qualification, la date d’entrée et le type de contrat, pour les travailleurs étrangers, le numéro du titre valant autorisation de travail

• À la sortie, le registre mentionne la date de sortie et le motif de fin du contrat dès la rupture effective de la relation de travail.

• Le registre est conservé pendant 5 ans après la date de sortie du dernier salarié inscrit et peut être tenu électroniquement si l’intégrité et la traçabilité des données sont garanties.

📌 L’absence de tenue du Registre Unique du Personnel constitue un délit d’entrave et expose l’employeur à une amende pénale.

• Les documents remis à l’embauche comprennent : le contrat signé au plus tard le jour de la prise de poste, la notice d’information sur la convention collective, le règlement intérieur dans les entreprises d’au moins 50 salariés, les notices d’information et le bulletin d’adhésion à la mutuelle et à la prévoyance collective

📖 6. Embauche des travailleurs étrangers

★ À maîtriser

📌 Avant d’embaucher un ressortissant étranger hors Union européenne, l’employeur doit vérifier qu’il détient un titre valant autorisation de travail en France.

• L’emploi d’un étranger sans titre de travail valide constitue le délit d’emploi d’un étranger non autorisé à travailler, distinct du travail dissimulé, passible de 30 000 € d’amende par salarié concerné et de cinq ans d’emprisonnement.

Compléments

📌 En cas de doute sur l’authenticité du titre, l’employeur peut et doit interroger la Préfecture compétente afin d’obtenir une confirmation écrite.

• Les copies du titre d’autorisation de travail sont conservées pendant toute la durée du contrat et 5 ans après la fin de la relation de travail.

💡 Astuce mémo

Vérifier le titre, interroger la Préfecture en cas de doute, conserver les copies.

📖 7. Suivi médical et visites obligatoires

🔑 Notions clés & Définitions

• Visite d’information et de prévention : La Visite d’Information et de Prévention est le premier contact obligatoire du salarié avec le service de santé au travail et a remplacé la visite médicale d’embauche classique depuis le décret du 27 décembre 2016.

★ À maîtriser

• La surveillance de la santé des salariés est une obligation légale de l’employeur, exercée dans le cadre des Services de Prévention et de Santé au Travail selon les articles L4621-1 et suivants du Code du travail.

Compléments

• La VIP doit être réalisée dans les 3 mois suivant la prise de poste, sauf pour certains salariés à risque qui doivent la passer avant leur prise de poste.

• La VIP peut être réalisée par :

  • un médecin du travail
  • un infirmier en santé au travail
  • un collaborateur médecin

• La VIP interroge le salarié sur son état de santé, l’informe des risques du poste et identifie les adaptations nécessaires ; une attestation de suivi est remise au salarié et à l’employeur et conservée dans le dossier RH.

• La visite périodique du suivi standard est renouvelée au maximum tous les 5 ans, avec une périodicité éventuellement plus courte fixée par le médecin.

• La visite de reprise est obligatoire après un arrêt maladie de plus de 30 jours, une maternité ou un accident du travail, et doit être organisée dans les 8 jours suivant la reprise.

• La visite de pré-reprise peut être organisée à l’initiative du salarié, du médecin traitant ou du médecin-conseil avant la fin de l’arrêt afin d’anticiper le retour et les aménagements nécessaires.

• La visite de mi-carrière est réalisée aux alentours de 45 ans ou à la demande du salarié pour évaluer ses capacités professionnelles en lien avec son poste.

📖 8. Procédure de suivi individuel renforcé

★ À maîtriser

• Le SIR concerne notamment : les salariés exposés à l’amiante, au plomb ou aux agents cancérogènes, mutagènes ou reprotoxiques, les travailleurs en milieu hyperbare, les travailleurs de nuit, les salariés en situation de handicap ou invalides, les titulaires d’une pension d’invalidité, les jeunes travailleurs de moins de 18 ans

• Dans le cadre du SIR, l’examen médical d’aptitude est réalisé exclusivement par le médecin du travail avant la prise de poste, puis renouvelé selon une périodicité fixée par lui, au maximum tous les 4 ans, avec une visite intermédiaire à mi-parcours.

Compléments

• À l’issue de l’examen du SIR, le médecin du travail délivre un avis d’aptitude, d’inaptitude ou d’aptitude avec réserves, et l’employeur doit adapter le poste en conséquence.

📖 9. Procédure d’inaptitude médicale

★ À maîtriser

• 🔄 La procédure d’inaptitude médicale comprend : le médecin du travail émet un avis d’inaptitude, l’employeur recherche un reclassement et consulte le CSE, l’employeur propose un poste adapté ou motive l’impossibilité de reclassement, l’employeur peut procéder au licenciement, avec indemnité doublée si l’inaptitude est d’origine professionnelle

• Après un avis d’inaptitude, l’employeur doit rechercher des postes adaptés et consulter le CSE, puis proposer un reclassement ou motiver l’impossibilité de le faire.

Compléments

📌 L’absence de recherche sérieuse de reclassement rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse, même si l’inaptitude a été médicalement constatée.

• Depuis 2016, l’avis du médecin du travail suffit à constater l’inaptitude médicale du salarié à son poste.

📌 Le licenciement pour inaptitude ouvre droit à une indemnité doublée lorsque l’inaptitude est d’origine professionnelle.

💡 Astuce mémo

Avis → reclassement → proposition ou impossibilité → licenciement

📖 10. Les ruptures à l’initiative des parties

🔑 Notions clés & Définitions

• Démission : Acte unilatéral par lequel le salarié manifeste une volonté claire et non équivoque de mettre fin à son contrat de travail.

★ À maîtriser

📌 La démission n’est possible qu’en CDI et doit résulter d’une volonté libre, sérieuse et non équivoque, sans vice du consentement.

📌 Le salarié démissionnaire doit respecter le préavis légal ou conventionnel et ne perçoit pas d’indemnité de licenciement ; il n’a pas droit à l’ARE, sauf démission légitime au sens de France Travail.

Compléments

• La loi n’impose aucune forme particulière à la démission, qui peut être orale, mais une lettre recommandée avec accusé de réception est fortement conseillée pour la preuve.

• L’employeur remet obligatoirement les documents de fin de contrat au salarié démissionnaire, et les parties peuvent convenir d’une dispense de préavis.

📖 11. Licenciements personnels et économiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Licenciement pour motif personnel : Repose sur des faits imputables au salarié et doit avoir une cause réelle, objective, exacte et existante, ainsi que sérieuse, c’est-à-dire suffisamment grave pour justifier la rupture.
• Licenciement économique : Motivé par des raisons indépendantes de la personne du salarié et résultant de difficultés économiques, de mutations technologiques, d’une réorganisation nécessaire ou d’une cessation d’activité.
• Insuffisance professionnelle : Inadaptation du salarié à ses fonctions sans faute de sa part ; elle doit être objectivement établie et documentée, et l’employeur doit avoir accompagné le salarié.

★ À maîtriser

📌 La faute simple permet le maintien du préavis et des indemnités légales, tandis que la faute grave rend impossible le maintien du salarié et supprime le préavis, mais pas le paiement des congés payés acquis.

• 🔄 La procédure de licenciement pour motif personnel suit les étapes suivantes :
  1. Convocation à un entretien par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre
  2. Entretien au cours duquel l’employeur expose les motifs et le salarié répond
  3. Décision après un délai de réflexion d’au moins 2 jours ouvrables
  4. Notification par lettre recommandée avec accusé de réception indiquant un motif précis et personnalisé
  5. Exécution du préavis et remise des documents de sortie

📌 Avant un licenciement économique, l’employeur doit rechercher activement un reclassement sur un poste disponible dans l’entreprise ou le groupe, en France ou à l’étranger sous conditions.

Compléments

📌 La faute lourde est une faute grave accompagnée d’une intention de nuire à l’employeur et prive le salarié de l’indemnité de licenciement.

📌 Une irrégularité de forme dans la procédure de licenciement pour motif personnel, comme le non-respect des délais ou un motif imprécis, peut entraîner une indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, indépendamment du fond.

• Les critères d’ordre comprennent :

  • Les charges de famille
  • L’ancienneté
  • Les caractéristiques sociales
  • Les qualités professionnelles

• Pour 2 à 9 licenciements dans une entreprise de moins de 50 salariés, la procédure comprend un entretien préalable et l’information de la DREETS, qui doit être notifiée dans les 8 jours ; le plan de sauvegarde de l’emploi n’est pas obligatoire.

• Pour 2 à 9 licenciements économiques sur 30 jours dans une entreprise d’au moins 50 salariés, la consultation du CSE est obligatoire : il rend son avis dans un délai maximal d’un mois à compter de sa première réunion, avec information de la DREETS.

📌 À partir de 10 licenciements, un plan de sauvegarde de l’emploi est obligatoire, le CSE est consulté lors de deux réunions et la procédure est soumise à l’homologation de la DREETS.

📖 12. Ruptures conventionnelles, CDD et retraite

★ À maîtriser

• La rupture conventionnelle, instaurée par la loi du 25 juin 2008, est un mode de rupture amiable du CDI qui ne peut être imposé et suppose le consentement libre et éclairé des parties.

• La rupture conventionnelle comprend au moins un entretien, la signature d’un formulaire CERFA, un délai de rétractation de 15 jours calendaires pour chaque partie, puis la transmission à la DREETS, qui dispose de 15 jours ouvrables pour homologuer ou refuser la convention.

📌 Le CDD prend fin automatiquement à son terme sans notification de licenciement, mais l’employeur doit verser une indemnité de fin de contrat de 10 % de la rémunération brute totale, sauf notamment si le salarié refuse un CDI pour le même emploi, s’il s’agit d’un contrat saisonnier sans accord de branche plus favorable, d’un contrat conclu avec un jeune en formation ou en vacances, ou d’une rupture à l’initiative du salarié.

📌 L’employeur peut mettre un salarié à la retraite sans son accord uniquement à partir de 70 ans ; entre 67 et 70 ans, il peut le lui proposer chaque année et le salarié peut refuser.

Compléments

📌 La date de rupture conventionnelle ne peut être antérieure au lendemain de l’homologation et l’indemnité spécifique doit être au moins égale à l’indemnité légale de licenciement.

• À l’échéance du CDD, l’employeur remet :
  • Le certificat de travail
  • Le solde de tout compte
  • L’attestation France Travail
  • Le reçu pour solde de tout compte
  • L’état récapitulatif de l’épargne salariale si applicable

📌 Le départ volontaire à la retraite est à l’initiative du salarié, suppose qu’il ait atteint l’âge légal de départ de 62 ou 64 ans selon sa génération et ouvre droit à une indemnité calculée selon l’ancienneté, inférieure à l’indemnité de licenciement.

• L’indemnité de mise à la retraite par l’employeur est au moins égale à l’indemnité légale de licenciement.

📖 13. Formalités et droits après la rupture

🔑 Notions clés & Définitions

• Reçu pour solde de tout compte : Inventaire des sommes versées au salarié à la sortie, qui peut être dénoncé dans les 6 mois ; passé ce délai, il est libératoire pour l’employeur.

★ À maîtriser

• Le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte sont remis le dernier jour de travail, et l’attestation France Travail doit être transmise ou mise à disposition au plus tard avec le dernier bulletin de salaire.

📌 La portabilité dure autant que le dernier contrat de travail, dans la limite de 12 mois, et cesse lorsque le salarié retrouve un emploi ou ne perçoit plus l’ARE.

Compléments

• Le certificat de travail est remis le dernier jour de travail effectif ou à la fin du préavis et mentionne les dates d’entrée et de sortie, la nature des emplois occupés et, depuis 2014, le maintien des garanties de prévoyance santé.

• Depuis juillet 2021, l’attestation France Travail est transmise directement par l’employeur via la DSN sans remise papier obligatoire, sauf demande expresse du salarié.

• Le solde de tout compte peut comprendre :

  • Le salaire proratisé du dernier mois
  • L’indemnité de congés payés calculée selon la règle du dixième ou celle du maintien de salaire, la plus favorable
  • L’indemnité légale de licenciement
  • L’indemnité compensatrice de préavis
  • L’indemnité spécifique de rupture conventionnelle

📐 Formule - L’indemnité légale de licenciement est calculée à raison de $\frac{1}{4}$ de mois de salaire par année d’ancienneté de 1 à 10 ans, puis de $\frac{1}{3}$ de mois par année d’ancienneté au-delà de 10 ans.

• L’employeur doit conserver pendant 5 ans les documents liés à la relation de travail, notamment les bulletins de paie, le contrat, ses avenants et les documents de rupture.

📌 Le retard dans la remise des documents de sortie peut obliger l’employeur à verser des dommages et intérêts pour le préjudice subi, notamment si le salarié ne peut pas ouvrir ses droits à l’ARE.

📌 La portabilité des garanties collectives santé et prévoyance bénéficie au salarié dont la rupture ouvre droit à l’allocation chômage, notamment après un licenciement, une rupture conventionnelle, une fin de CDD avec indemnité de fin de contrat ou une démission légitime.

• La portabilité est financée par mutualisation au sein de l’organisme assureur, est gratuite pour l’ancien salarié et ne génère aucun coût supplémentaire pour l’ex-employeur.

📌 L’employeur doit informer le salarié de ses droits à la portabilité dans le certificat de travail et par un autre moyen approprié, comme un courrier ou un courriel.

📊 Tableaux de synthèse

Comparaison du CDI et du CDD