Fiche de révision : Gestion de projet et management opérationnel

📋 Plan du Cours

1. Fondements de la gestion de projet
2. Management de projet et ressources
3. Équipe projet et parties prenantes
4. Chef de projet et management opérationnel
5. Caractéristiques et enjeux du projet
6. Idéation et sélection des idées
7. Phases et cycle de vie
8. Contraintes, diagnostic et risques
9. Cadrage et cahier des charges
10. Planification et outils projet
11. Budget, performance et clôture

📖 1. Fondements de la gestion de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Projet : Réponse temporaire à un besoin, destinée à produire un bien, un service ou un résultat unique dans un budget et des délais donnés.

★ À maîtriser

• Les principales causes d’échec sont :
  • objectifs flous
  • mauvaise communication
  • mauvaise gestion des risques
  • dérive des coûts
  • non-respect des délais

Compléments

📌 Le client externe commande un bien ou un service à l’entreprise, tandis que le client interne appartient à l’organisation.

💡 Astuce mémo

Objectifs flous → communication défaillante → coûts et délais en dérive

📖 2. Management de projet et ressources

🔑 Notions clés & Définitions

• Management de projet : Gestion de manière optimale des ressources d’une organisation afin d’atteindre ses objectifs, en définissant les objectifs, les plans, les budgets, les méthodes et les processus, puis en évaluant les performances.

📝 Points essentiels

• Les moyens pris en compte sont :

  • humains
  • financiers
  • matériels

• La gestion des individus repose sur :

  • la création de sens
  • la coordination des contributions
  • la motivation individuelle et collective
  • la conduite du changement

💡 Astuce mémo

Moyens humains, financiers et matériels versus sens, coordination et motivation

📖 3. Équipe projet et parties prenantes

🔑 Notions clés & Définitions

• Équipe projet : Groupe social qui partage un objectif commun, des rôles complémentaires et des interactions régulières.
• Partie prenante : Edward Freeman, Stakeholder Theory, 1984 - Toute personne ou tout groupe affecté par le projet ou pouvant l’influencer.

📝 Points essentiels

• Selon Bruce Tuckman dans « Developmental Sequence in Small Groupe » (1965), une équipe évolue par formation, confrontation, régulation puis exécution, avec la possibilité de revenir à une phase antérieure.

📌 La maîtrise d’ouvrage exprime le besoin, valide les livrables et porte le financement, tandis que la maîtrise d’œuvre conçoit et réalise la solution.

• Le chef de projet pilote et coordonne les ressources, arbitre, prend des décisions et rend compte au commanditaire, tandis que le COPIL valide les grandes étapes et les arbitrages.

💡 Astuce mémo

Formation → confrontation → régulation → exécution

📖 4. Chef de projet et management opérationnel

🔑 Notions clés & Définitions

• Management opérationnel : Ensemble des actions de pilotage quotidien d’une équipe projet visant à atteindre les objectifs fixés par la direction en organisant, animant et contrôlant l’activité.

★ À maîtriser

• Le cycle PODC du manager opérationnel comprend la planification de l’activité, l’organisation des moyens, la direction de l’équipe et le contrôle des résultats.

Compléments

• Pour animer une équipe, le manager met en place des rituels réguliers, fournit des feedbacks, délègue des responsabilités adaptées et gère les conflits par le dialogue direct.

💡 Astuce mémo

PODC : Planifier, Organiser, Diriger, Contrôler

📖 5. Caractéristiques et enjeux du projet

★ À maîtriser

• Selon le PMI, un projet est une entreprise temporaire décidée pour obtenir un produit, un service ou un résultat unique.

• Les quatre caractéristiques d’un projet sont :

  • temporaire
  • unique
  • incertain
  • finalisé par des objectifs mesurables

📌 Un projet est temporaire, innovant et réalisé par une équipe dédiée, tandis qu’une activité est répétitive, permanente et intégrée à une organisation stable.

Compléments

• Les enjeux d’un projet peuvent être stratégiques, organisationnels, économiques et humains.

💡 Astuce mémo

TUIF : Temporaire, Unique, Incertain, Finalisé

📖 6. Idéation et sélection des idées

🔑 Notions clés & Définitions

• Idéation : Processus créatif structuré qui permet de générer, développer et sélectionner de nouvelles idées pour répondre à un problème ou à un besoin.
• Carte mentale : Tony Buzan, 1970 - Organisation d’idées qui part d’une idée centrale et fait rayonner les idées associées par branches afin de visualiser les liens et de structurer la pensée de façon non linéaire.

📝 Points essentiels

• Les méthodes d’idéation comprennent : le brainstorming, la carte mentale, les méthodes interprétatives, la collaboration autour d’une idée par tri et vote

📌 Selon Alex Osborn dans Applied Imagination (1953), le brainstorming interdit la critique pendant la production, privilégie la quantité, encourage l’audace et permet de combiner ou d’améliorer les idées.

💡 Astuce mémo

Produire → associer → interpréter → trier

📖 7. Phases et cycle de vie

★ À maîtriser

• 🔄 Le cycle de vie comprend (PMBOK) :
  1. initialisation ou conception
  2. planification ou préparation
  3. exécution
  4. maîtrise et contrôle
  5. clôture et bilan

Compléments

• La formalisation mobilise :

  • le QQOQCCP
  • l’analyse SWOT
  • l’analyse des parties prenantes
  • la note d’intention
  • la note de cadrage
  • le COPIL et le groupe projet

• La définition du projet comprend :

  • la matrice des compétences
  • les organigrammes fonctionnels et des tâches
  • le planning
  • l’analyse des risques
  • le plan de management

💡 Astuce mémo

Initialiser → planifier → exécuter → contrôler → clôturer

📖 8. Contraintes, diagnostic et risques

🔑 Notions clés & Définitions

• Triangle QCD : Trois contraintes interdépendantes d’un projet : qualité, coût et délai, de sorte qu’une action sur l’une peut impacter les deux autres.
• SWOT : Analyse des forces et faiblesses internes ainsi que des opportunités et menaces externes d’une organisation.
• Risque : Événement incertain qui, s’il se produit, peut avoir un impact positif ou négatif sur les objectifs du projet.

📝 Points essentiels

• 🔄 La gestion des risques consiste à :
  1. identifier
  2. évaluer
  3. traiter
  4. suivre

💡 Astuce mémo

SWOT : interne (forces/faiblesses) versus externe (opportunités/menaces)

📖 9. Cadrage et cahier des charges

🔑 Notions clés & Définitions

• Note de cadrage : Document court rédigé au début du projet qui présente le contexte, le périmètre, les objectifs, les contraintes, les acteurs, les durées et les coûts afin d’obtenir un accord de principe.
• Cahier des charges : Document détaillé et validé qui formalise les objectifs, le périmètre, les contraintes et les critères de réussite du projet, et sert de référence contractuelle entre la MOA et la MOE.

📝 Points essentiels

📌 Les objectifs quantitatifs sont exprimés en chiffres, tandis que les objectifs qualitatifs sont exprimés par des critères d’appréciation comme l’ergonomie, l’image de marque ou la satisfaction.

💡 Astuce mémo

Note de cadrage : accord de principe ; cahier des charges : référence contractuelle

📖 10. Planification et outils projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Work Breakdown Structure : Organigramme des tâches qui décompose le projet en phases puis en tâches élémentaires estimables, planifiables et affectables à un responsable.
• Diagramme de Gantt : Henry Gantt, 1910 - Le diagramme de Gantt représente les tâches sur un axe temporel et permet de visualiser leurs durées, leurs chevauchements et leurs enchaînements.

📝 Points essentiels

• Le diagramme PERT est un outil d’ordonnancement et de planification des projets complexes, développé en 1957 par l’US Navy avec Booz Allen Hamilton.

• Les catégories d’outils comprennent :

  • les tableurs
  • la communication d’équipe
  • la gestion des tâches
  • le partage documentaire

💡 Astuce mémo

Le Gantt déroule les tâches sur une ligne du temps, tandis que le PERT relie les dépendances

📖 11. Budget, performance et clôture

🔑 Notions clés & Définitions

• Budget prévisionnel : Traduction en euros des ressources identifiées lors du cadrage, servant de référence pour suivre les dépenses et arbitrer pendant le projet.
• Compte de résultat : Document comptable qui compare les produits et les charges d’un exercice afin d’évaluer la rentabilité et de faire apparaître un bénéfice ou une perte.
• Objectif SMART : George T. Doran, 1981 - Un objectif SMART est spécifique, mesurable, atteignable, réaliste ou pertinent et temporellement défini.
• KPI : Indicateur chiffré, peu nombreux et pertinent, utilisé pour mesurer l’atteinte d’un objectif et alerter en cas d’écart.

★ À maîtriser

📌 L’objectif est le résultat attendu exprimé comme un bénéfice pour l’organisation ou l’utilisateur, tandis que le livrable est le résultat concret et vérifiable produit par le projet.

• 🔄 Le cycle PDCA consiste à (William Edwards Deming, 1950) :
  1. planifier
  2. réaliser
  3. vérifier
  4. agir

📌 La clôture partielle termine une phase ou un lot et libère certaines ressources, tandis que la clôture définitive termine le projet, réceptionne les livrables, établit le bilan, capitalise le retour d’expérience et dissout l’équipe.

Compléments

📐 Formule - Le résultat d’un projet se calcule par $Résultat = Produits - Charges$.

💡 Astuce mémo

Mesurer → ajuster → capitaliser

📊 Tableaux de synthèse

Acteurs et responsabilités

Objectif, livrable et KPI