Fiche de révision : Gestion des pièces comptables

📋 Plan du Cours

1. Obligations des associations et entreprises
2. Comptabilité des organisations publiques
3. Comptabilités générale financière et analytique
4. Conservation comptable civile et commerciale
5. Conservation des documents du personnel

📖 1. Obligations des associations et entreprises

★ À maîtriser

• Les obligations comptables des associations dépendent de leurs statuts, de certaines activités exercées ou d’obligations particulières liées à leur financement.

• Les entreprises commerciales sont soumises aux obligations comptables du Code de commerce.

• Les entreprises commerciales doivent enregistrer régulièrement leurs opérations, conserver les pièces justificatives, réaliser un inventaire au moins une fois tous les 12 mois et établir des comptes annuels lorsque les règles applicables le prévoient.

Compléments

• Selon les cas, une association peut devoir établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe, tenir une comptabilité régulière et sincère, conserver ses pièces justificatives et publier ses comptes annuels, notamment en cas de grande subvention publique.

• Les entreprises commerciales doivent conserver leurs documents comptables pendant la durée légale prévue, et leurs obligations peuvent être simplifiées selon leur taille et leur forme.

📖 2. Comptabilité des organisations publiques

🔑 Notions clés & Définitions

• Comptabilité publique : Ensemble des règles appliquées par les organisations publiques pour enregistrer les recettes et les dépenses, suivre l’utilisation des fonds publics et rendre compte de la gestion des ressources publiques.

📝 Points essentiels

📌 Dans la comptabilité publique, l’ordonnateur prend les décisions et prescrit l’exécution des recettes et des dépenses, tandis que l’agent comptable encaisse les recettes et paie les dépenses selon les règles qui lui sont applicables.

💡 Astuce mémo

L’ordonnateur décide ; l’agent comptable encaisse et paie.

📖 3. Comptabilités générale financière et analytique

🔑 Notions clés & Définitions

• Comptabilité générale : Enregistre l’ensemble des opérations d’une organisation et permet de connaître son patrimoine, ses dettes, ses charges et ses produits, dont découle le résultat.
• Comptabilité financière : Présente une information financière structurée sur la situation de l’organisation aux dirigeants, associés, membres, financeurs, administrations, investisseurs et partenaires, en s’appuyant sur les états financiers et les règles comptables applicables.
• Comptabilité de gestion : Outil de pilotage interne qui permet de calculer les coûts, de comparer les coûts prévus et réels et de déterminer la rentabilité ou le coût d’une activité.

📝 Points essentiels

• La comptabilité générale permet d’établir des documents comptables tels que le bilan et le compte de résultat.

📖 4. Conservation comptable civile et commerciale

★ À maîtriser

• Les livres et registres comptables, notamment le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire, ainsi que les pièces justificatives telles que les bons de commande, bons de livraison et factures clients ou fournisseurs, se conservent 10 ans après la clôture de l’exercice.

• Les contrats ou conventions conclus dans le cadre d’une relation commerciale, la correspondance commerciale papier ou électronique et les documents bancaires tels que les talons de chèque et relevés bancaires se conservent 5 ans.

• Les contrats électroniques conclus avec un consommateur pour un montant égal ou supérieur à 120 euros se conservent 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.

Compléments

• Les garanties des biens ou services fournis au consommateur et les polices d’assurance se conservent 2 ans, la police d’assurance à partir de la résiliation du contrat.

• Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers se conservent 30 ans, les déclarations en douane 3 ans, les documents de propriété intellectuelle 5 ans à partir de la fin de la protection et les dossiers d’avocat 5 ans à partir de la fin du mandat.

📖 5. Conservation des documents du personnel

★ À maîtriser

• L’employeur conserve le double papier ou électronique du bulletin de paie pendant 5 ans et garantit la disponibilité du bulletin électronique pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.

• Le registre unique du personnel se conserve 5 ans à partir du départ du salarié, et les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite se conservent 5 ans.

Compléments

• Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, ainsi que la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait, se conservent 3 ans.

• La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation se conserve 1 an.

• Les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail, les vérifications et contrôles du comité social et économique et les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie se conservent 5 ans.