Fiche de révision : Planification et coordination d’équipe

📋 Plan du Cours

1. Périmètre et rôle du manager
2. Organisation des enseignes commerciales
3. Sources du droit du travail
4. Durée du travail et repos
5. Obligations réglementaires du manager
6. Conditions de travail et sécurité
7. Analyse de l’activité et des contraintes
8. Estimation des besoins humains
9. Ressources disponibles et plans d’action
10. Missions, tâches et plannings
11. Planification des tâches de projet
12. Gestion du temps et délégation
13. Amélioration continue de l’organisation

📖 1. Périmètre et rôle du manager

★ À maîtriser

• Le manager de proximité est responsable de l’organisation opérationnelle et de la coordination quotidienne d’un périmètre identifié, comme un rayon, un secteur, un univers, un service ou une équipe.

📌 Le management stratégique oriente durablement l’entreprise à moyen et long terme, tandis que le management opérationnel met en œuvre au quotidien des actions cohérentes avec la politique générale.

• Le manager exerce une fonction descendante en déclinant les objectifs, en appliquant les procédures et en organisant les moyens humains, et une fonction ascendante en faisant remonter les informations du terrain, les dysfonctionnements et les propositions d’ajustement.

Compléments

• Le manager adapte l’organisation aux imprévus et veille à la cohérence entre la charge de travail, les ressources disponibles, les règles applicables et la répartition des missions.

• Les missions du manager opérationnel comprennent : la gestion du périmètre, la participation au recrutement, la planification du travail de l’équipe, l’animation, la valorisation et la formation de l’équipe, la gestion des conflits, des risques psychosociaux et des crises, le suivi de la performance individuelle et collective, la collecte et le partage des informations commerciales et managériales, la mise en application de la législation

💡 Astuce mémo

Le manager fait descendre les objectifs et remonter les réalités du terrain.

📖 2. Organisation des enseignes commerciales

🔑 Notions clés & Définitions

• Siège social : Lieu juridique de l’entreprise, où se trouvent sa direction et les prises de décisions stratégiques ; il détermine la loi et la juridiction auxquelles l’entreprise est soumise.
• Logistique : Ensemble des activités qui maîtrisent et optimisent les flux physiques afin d’acheminer un bien en un lieu précis selon des critères de coût, de temps, de qualité et de service.

★ À maîtriser

📌 Une centrale de référencement sélectionne des fournisseurs et des produits pour les distributeurs associés, tandis qu’une centrale d’achat sélectionne les fournisseurs, négocie avec eux et collecte les commandes des points de vente.

📌 Le commerce indépendant isolé n’est lié à aucune structure coordonnant ses achats et ses ventes, tandis que le commerce indépendant associé regroupe des entreprises indépendantes pour réaliser en commun des tâches logistiques ou commerciales.

Compléments

📌 Dans le commerce intégré ou succursaliste, les fonctions de gros et de détail sont réunies dans une même entreprise, qui s’approvisionne directement auprès des producteurs par l’intermédiaire d’une centrale d’achat.

📖 3. Sources du droit du travail

🔑 Notions clés & Définitions

• Code du travail : Recueil de lois et de décrets qui régit les relations entre employeurs et salariés et fixe les règles applicables notamment aux contrats, aux conditions de travail, à la durée du travail, à la rémunération et à la sécurité.
• Convention collective : Accord conclu entre une ou plusieurs organisations syndicales de salariés et une ou plusieurs organisations d’employeurs, qui complète le droit du travail et prévoit notamment des conditions d’emploi, des garanties sociales et des salaires minimaux par branche.
• Règlement intérieur : Document écrit par lequel l’employeur fixe les règles applicables dans l’entreprise en matière d’organisation du travail, de discipline, de santé et de sécurité.

★ À maîtriser

📌 Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés et s’impose aux collaborateurs lorsqu’il a été régulièrement établi et porté à leur connaissance.

Compléments

• Une convention collective s’applique aux entreprises qui l’ont signée et à celles dont l’employeur a décidé de l’appliquer, quel que soit leur nombre de salariés.

📌 Avant son entrée en vigueur, le règlement intérieur est soumis pour avis au Comité Social et Économique et transmis à l’inspection du travail ; il doit respecter le Code du travail et la convention collective et ne peut contenir de dispositions contraires aux libertés individuelles ou discriminatoires.

📖 4. Durée du travail et repos

🔑 Notions clés & Définitions

• Temps de travail effectif : Période pendant laquelle le salarié est à la disposition de l’employeur sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

★ À maîtriser

• La durée légale du travail est fixée à 35 heures par semaine depuis les années 2000 ; elle est passée de 40 heures en 1936 à 39 heures en 1982, puis à 35 heures en 2000 pour les entreprises de plus de 20 salariés et en 2002 pour toutes les entreprises.

• Les durées maximales de travail indiquées sont de 10 heures par jour, de 48 heures par semaine et de 44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives, avec des limites parfois inférieures selon la convention collective.

📌 Les heures supplémentaires sont effectuées au-delà de la durée légale de 35 heures, tandis que les heures complémentaires sont effectuées par un salarié à temps partiel au-delà de la durée prévue dans son contrat, sans atteindre la durée légale.

• Le salarié bénéficie d’au moins 11 heures de repos quotidien entre deux journées de travail et d’un repos hebdomadaire, généralement le dimanche, sous réserve des exceptions prévues pour certaines activités et régions touristiques.

📌 Un salarié a droit à au moins 20 minutes consécutives de pause lorsque sa journée de travail atteint 6 heures ; un salarié mineur bénéficie de 30 minutes de pause après 4 h 30 de travail.

• Chaque salarié acquiert 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète de travail.

Compléments

• Le travail de nuit est le travail accompli entre 21 heures et 6 heures ; le salaire est généralement majoré de 20 % si cette pratique est courante et de 30 % si elle est occasionnelle.

• Les huit premières heures supplémentaires, de la 36e à la 43e heure, sont majorées de 25 % en règle générale, puis les heures à partir de la 44e sont majorées de 50 %, sous réserve d’une majoration différente prévue par accord.

📌 Les heures complémentaires ne peuvent en principe dépasser 10 % de la durée contractuelle, mais un accord collectif peut porter ce plafond à un tiers ; elles donnent généralement lieu à une majoration de 10 % pour les premières heures puis de 25 % au-delà selon les dispositions applicables.

📖 5. Obligations réglementaires du manager

★ À maîtriser

• Le manager organise le travail dans le respect des durées légales et contractuelles, des durées maximales, des repos et pauses obligatoires, et tient compte des congés, des absences et des formations lors de l’élaboration des plannings.

• Le manager applique, en complément du Code du travail, la convention collective, les accords d’entreprise, le règlement intérieur et les procédures internes, notamment pour les horaires, les conditions de travail, la sécurité et la planification.

📌 Le manager répartit le travail de manière équitable et objective, sans favoriser ni défavoriser un collaborateur sans justification professionnelle, en tenant compte des contrats, des formations, du handicap et des restrictions médicales.

Compléments

• Même s’il n’est pas juridiquement l’employeur, le manager agit par délégation de celui-ci et veille au quotidien au respect des règles légales et internes dans l’organisation du travail.

📖 6. Conditions de travail et sécurité

★ À maîtriser

• Pour prévenir les risques professionnels, le manager doit : adapter les conditions de travail, éviter les surcharges excessives, confier des tâches correspondant aux compétences des collaborateurs, respecter les consignes de sécurité, signaler les risques à la hiérarchie

Compléments

📌 Le manager tient compte des avis du médecin du travail, notamment pour les aménagements de poste et les restrictions médicales.

💡 Astuce mémo

Surcharge évitée → risques professionnels prévenus

📖 7. Analyse de l’activité et des contraintes

★ À maîtriser

• L’analyse de l’activité permet au manager d’anticiper les besoins humains et d’adapter l’organisation aux exigences réelles de l’activité.

• Les activités à recenser sont :

  • commerciales
  • logistiques
  • organisationnelles
  • administratives

Compléments

• Pour évaluer la charge globale, le manager recense les tâches, leur fréquence et leur durée, car chaque activité nécessite du temps, des compétences spécifiques et un niveau de présence adapté.

• L’activité varie selon :

  • les jours de la semaine
  • les horaires de la journée
  • les périodes commerciales
  • la saisonnalité
  • la fréquentation des clients

• Les contraintes internes à intégrer comprennent :

  • les horaires d’ouverture et de fermeture
  • les jours et horaires de livraison
  • les procédures internes
  • l’organisation des postes
  • la composition et la taille de l’équipe

• Les contraintes humaines à prendre en compte comprennent :

  • les contrats de travail
  • les congés et absences
  • les formations
  • les restrictions médicales éventuelles
  • les compétences disponibles

• Une analyse insuffisante peut dégrader la qualité du service, surcharger les collaborateurs, compliquer la réalisation des tâches et désorganiser l’activité.

📖 8. Estimation des besoins humains

★ À maîtriser

📐 Formule - La productivité horaire se calcule ainsi : $\text{Productivité} = \frac{\text{Chiffre d’affaires du magasin, univers, secteur ou rayon}}{\text{Nombre d’heures de travail au sein de l’entité}}$.

• Si chaque vendeur consacre 7 heures par jour au face-à-face client, 84 heures nécessaires correspondent à 12 vendeurs, alors que l’équipe de l’exemple en compte 10.

Compléments

• Pour 336 clients par jour nécessitant chacun 15 minutes de prise en charge, le temps de travail journalier nécessaire est de $336 \times \frac{15}{60} = 84$ heures.

📖 9. Ressources disponibles et plans d’action

★ À maîtriser

• Le calcul des heures disponibles prend en compte :

  • les durées contractuelles
  • les congés
  • le repos hebdomadaire
  • les temps de formation
  • les absences pour raisons personnelles

• Après avoir comparé les heures nécessaires aux heures disponibles, le manager évalue les besoins en personnel et envisage un plan d’action en cas de carence.

Compléments

• Les exemples de durées contractuelles mentionnés sont 35 heures pour un temps plein, 24 heures pour un temps partiel et 21 heures en entreprise pour un contrat de qualification ou de professionnalisation.

• Le cours indique 5 semaines de congés par an, soit 2,5 jours par mois, et généralement 2 jours de repos hebdomadaire.

• Les solutions possibles en cas de carence sont : recruter en contrat de travail classique, recruter des contrats étudiants, recruter des contrats d’apprentissage ou de professionnalisation par des organismes de formation, faire appel à des intérimaires si la carence est temporaire, allonger la durée hebdomadaire de travail des salariés à temps partiel si c’est possible, détacher des salariés d’autres secteurs ou rayons en excédent horaire

📖 10. Missions, tâches et plannings

🔑 Notions clés & Définitions

• Tableau de Répartition des Tâches : Outil qui regroupe les opérations effectuées par les membres de l’équipe et permet de visualiser la répartition des activités.

★ À maîtriser

• Le manager répartit les responsabilités entre les membres de l’équipe en tenant compte de leurs compétences et qualités ainsi que des besoins du magasin, de l’univers, du secteur ou du rayon.

• Le manager établit les plannings collectifs chaque semaine et les adapte aux périodes classiques, aux soldes, aux opérations commerciales et aux congés.

📌 Le manager diffuse les plannings à son équipe au moins 7 jours à l’avance.

Compléments

• Les missions peuvent être formulées ainsi :

  • gérer les stocks
  • réapprovisionner le rayon
  • mettre en rayon
  • réaliser les ventes

• Pour construire le TRT, le manager demande à chaque membre les opérations réalisées et le temps consacré à chacune, puis regroupe ces opérations dans le tableau.

• Le TRT aide à repérer les pertes de temps et les inégalités de répartition, afin que le manager puisse réorganiser les tâches en tenant compte des avis et suggestions des collaborateurs.

• Un planning est un tableau à double entrée indiquant les noms des membres de l’équipe et la répartition de leurs horaires dans le temps.

• La planification prend en compte les contraintes :

  • organisationnelles
  • législatives
  • commerciales
  • personnelles des salariés

📖 11. Planification des tâches de projet

🔑 Notions clés & Définitions

• Diagramme de Gantt : Tableau d’ordonnancement qui représente la répartition et l’enchaînement des tâches dans le temps ainsi que leur éventuelle simultanéité.
• Réseau PERT : Méthode de planification représentant les tâches d’un projet sous forme de réseau pour montrer leurs dépendances et identifier le chemin critique, qui détermine la durée totale du projet.
• Méthode MPM : Méthode représentant les tâches par des nœuds et les liens entre ces nœuds par leurs relations d’antériorité ; elle permet aussi d’identifier le chemin critique et de calculer les marges de temps.

★ À maîtriser

• 🔄 La construction d’un diagramme de Gantt comporte trois étapes :
  1. déterminer les tâches et leur durée
  2. établir leur enchaînement et repérer les tâches simultanées
  3. représenter le planning graphiquement

📌 Le diagramme de Gantt se construit à partir de la date de début du projet, tandis que le rétroplanning se construit à partir de sa date de fin.

Compléments

• Le rétroplanning aide à organiser un projet soumis à une échéance ferme, à vérifier sa faisabilité, à fixer un budget par étape, à déterminer les moyens nécessaires et à établir la date de démarrage au plus tard.

📌 Dans le réseau PERT, les tâches sont représentées par des flèches et les étapes portent les dates au plus tôt et au plus tard ; une tâche dont ces dates coïncident appartient au chemin critique et ne peut supporter de retard sans décaler le projet.

📌 Dans un réseau PERT, les tâches sont représentées par des flèches, tandis que dans un réseau MPM, elles sont représentées par des nœuds.

📖 12. Gestion du temps et délégation

🔑 Notions clés & Définitions

• Matrice d’Eisenhower : Outil qui classe les tâches selon deux axes, l’urgence et l’importance, en quatre catégories.
• Délégation : Action qui consiste à confier des missions précises à des collaborateurs et à leur fixer des objectifs.

★ À maîtriser

📌 Dans la matrice d’Eisenhower, les tâches urgentes et non importantes sont déléguées, les tâches urgentes et importantes sont réalisées sans attendre, les tâches non urgentes et non importantes sont abandonnées et les tâches non urgentes et importantes sont planifiées.

Compléments

• La délégation aide le manager à mieux gérer son temps, à faire face à une surcharge inattendue et à anticiper des absences ; elle peut aussi accroître la motivation des collaborateurs et améliorer l’organisation de l’unité marchande.

📌 Une délégation efficace suppose que le manager l’accepte et reconnaisse le droit à une méthode différente et à l’erreur, que le collaborateur puisse refuser sans conséquence négative, et que la mission soit assortie d’un objectif, de moyens, de délais et d’un contrôle adapté.

📌 Le délégataire rend régulièrement compte à son manager de ses résultats et de ses difficultés.

• La matrice d’Eisenhower a été conçue par Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis de 1953 à 1961.

💡 Astuce mémo

Urgent et important : faire ; non urgent et important : planifier

📖 13. Amélioration continue de l’organisation

🔑 Notions clés & Définitions

• Roue de Deming : Outil de management destiné à améliorer continuellement l’organisation du travail et la performance d’une équipe.

📝 Points essentiels

• 🔄 Le cycle PDCA suit quatre étapes :
  1. planifier les actions, les objectifs et les moyens
  2. réaliser les actions prévues
  3. contrôler les résultats et analyser les écarts entre objectifs et réalité
  4. agir en mettant en place des corrections ou des ajustements

💡 Astuce mémo

PDCA : Plan, Do, Check, Act

📊 Tableaux de synthèse

Management stratégique et opérationnel