Fiche de révision : Accompagnement du client en étude notariale

📋 Plan du Cours

1. Notariat et service public
2. Étude notariale et métier de notaire
3. Clients et besoins d’accompagnement
4. Enjeux de la relation client
5. Formes de l’accompagnement notariale
6. Acteurs et processus du dossier
7. Compétences du collaborateur notarial
8. Bloc 1 et articulation des formations

📖 1. Notariat et service public

🔑 Notions clés & Définitions

• Notariat : Ensemble des notaires de France et activité notariale, qui assure un service juridique d’intérêt général et un service d’intérêt économique général de rédaction d’actes authentiques avec une garantie de proximité.
• Notaire : Code de déontologie des notaires, décret n°2023-1297 — Officier public ministériel, délégataire de l’autorité publique et chargé d’une mission de service public ; il reçoit les actes et contrats, recueille le consentement des parties, en assure la date, la conservation et le dépôt, puis délivre des copies exécutoires et authentiques.

★ À maîtriser

• Le service public notarial contribue à l’effectivité du droit objectif et renforce la sécurité juridique des droits subjectifs.

Compléments

• Le notaire collecte l’impôt au profit de l’État en plus de sa mission de rédaction des actes authentiques.

💡 Astuce mémo

Délégation de puissance publique → authenticité → sécurité juridique

📖 2. Étude notariale et métier de notaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Étude notariale : Lieu où le notaire exerce son activité sous la forme d’une entreprise pouvant prendre plusieurs formes juridiques.
• Monopole notarial : Le notaire exerce des fonctions attribuées et des fonctions réservées pour certains actes juridiques, ce qui constitue son monopole.

★ À maîtriser

• Le collaborateur de notaire assiste le notaire, constitue les dossiers, rédige les actes, assure le suivi de la relation client, prépare la taxation et réalise les formalités postérieures.

Compléments

• Le notaire peut être le créateur unique de l’étude, être associé avec d’autres notaires ou y exercer comme notaire salarié.

• Le panonceau identifie l’étude notariale et constitue l’emblème de la spécificité de la profession de notaire.

💡 Astuce mémo

Notaire libéral, mais officier public et ministériel

📖 3. Clients et besoins d’accompagnement

★ À maîtriser

📌 Les clients d’une étude notariale peuvent être des personnes physiques, comme un couple marié ou une personne veuve, ou des personnes morales de droit privé ou public, comme une entreprise ou une collectivité publique.

• Les clients présentent une diversité de capacité, de vulnérabilité et d’aptitude à comprendre les notions juridiques, notamment lorsqu’il s’agit d’un mineur ou d’une personne majeure sous tutelle.

Compléments

• Les principales étapes concernées sont: le mariage, le divorce, l’achat immobilier, le décès, l’adoption, la création, l’évolution ou la transmission d’une entreprise

📖 4. Enjeux de la relation client

🔑 Notions clés & Définitions

• Accompagnement : Maela Paul, 2009 — Concerne deux personnes de statut inégal qui fonctionnent dans une relation combinant disparité des places et parité relationnelle.

★ À maîtriser

• Les officiers publics, principalement les notaires, sont des acteurs-relais qui maintiennent le lien entre l’intérêt général et les intérêts particuliers.

• La déjudiciarisation transfère certaines missions du juge vers les notaires, notamment dans le droit de la famille, phénomène parfois appelé notarisation.

Compléments

• L’uberisation de la société conduit les clients à attendre un service rapide et de grande qualité et à mettre les professionnels en concurrence.

💡 Astuce mémo

Droit complexe et attentes accrues → accompagnement personnalisé

📖 5. Formes de l’accompagnement notariale

🔑 Notions clés & Définitions

• Déontologie : Ensemble des règles et devoirs inhérents à l’exercice d’une activité professionnelle libérale, dont le non-respect peut entraîner des poursuites disciplinaires.

★ À maîtriser

• L’accompagnement juridique consiste à:

  • conseiller
  • informer
  • anticiper
  • prévenir
  • concilier

• Le notaire doit expliquer la matière juridique avec pédagogie et se mettre à la portée du client afin de lui permettre un choix éclairé.

• L’accompagnement humain et psychologique vise à susciter la confiance et à inciter à la confidence dans une relation personnalisée et respectueuse du secret professionnel.

Compléments

• Les règles déontologiques comprennent notamment: le secret professionnel, la diligence dans le traitement des dossiers, l’interdiction de la publicité personnelle, l’absence d’intermédiation professionnelle externe

💡 Astuce mémo

Accompagnement juridique : expliquer ; accompagnement humain : rassurer

📖 6. Acteurs et processus du dossier

★ À maîtriser

📌 Le rendez-vous conseil aide le client à choisir l’acte approprié en fonction de sa situation et de ses objectifs, tandis que le rendez-vous de signature accompagne la signature de l’acte authentique.

• Le traitement d’un dossier suit une séquence comprenant l’accueil, le recueil des informations, l’orientation, l’ouverture du dossier, sa constitution, la rédaction et la signature de l’acte, la taxation, les formalités postérieures et l’archivage.

• La taxation de l’acte comprend la rémunération du notaire et la fiscalité de l’acte afin d’établir la facture due par le client.

Compléments

• La digitalisation, l’acte authentique électronique et la dématérialisation facilitent la participation du client, mais l’accompagnement à distance doit tenir compte de l’illectronisme et de la sécurité des données.

• Les collaborateurs assurent une relation permanente avec le client, notamment par des échanges téléphoniques sur l’état d’avancement du dossier.

💡 Astuce mémo

Accueil → dossier → acte → signature → formalités → archivage

📖 7. Compétences du collaborateur notarial

★ À maîtriser

• Le collaborateur juriste notarial doit maîtriser les règles juridiques, l’environnement de l’activité notariale, la rédaction des actes, le suivi des dossiers, la collaboration avec les partenaires, l’information des clients et les outils numériques.

• Les compétences socio-comportementales comprennent: la diplomatie, la communication, l’écoute et l’empathie, la médiation, la rigueur, la polyvalence et l’adaptabilité, la gestion de la pression, de l’urgence et du stress, la curiosité

• Le notaire engage sa responsabilité quant au contenu, à la forme et à la conservation des actes qu’il reçoit et leur confère l’authenticité.

Compléments

• Le formaliste réalise les dépôts, les communications aux administrations, les demandes de pièces, ainsi que la publication et l’enregistrement des actes dans les délais.

• Le comptable-taxateur facture les prestations et les actes et assure la gestion comptable et financière de l’office.

💡 Astuce mémo

Savoir-faire juridique et numérique, savoir-être relationnel

📖 8. Bloc 1 et articulation des formations

★ À maîtriser

• Le bloc 1 forme à l’accompagnement du client selon les règles déontologiques et comprend l’explication du statut du notaire, l’accueil du client et la gestion déontologique des dossiers et des données.

• Le bloc 1 est transversal aux blocs 2 et 3, qui concernent respectivement le droit des personnes, de la famille et du patrimoine familial, puis le droit des biens dans le domaine immobilier ou de l’entreprise.

Compléments

• Le bloc 7 approfondit les concepts fondamentaux du droit mobilisés dans le bloc 1, tandis que le bloc 8 concerne l’environnement de l’activité notariale dont le bloc 1 fournit certains prérequis.

• La gestion des dossiers du bloc 1 comprend la constitution du dossier, l’actualisation des données de l’office, la sécurité juridique des données, la veille juridique et la collaboration au sein d’un collectif de travail.

📊 Tableaux de synthèse

Principaux acteurs de l’étude notariale