Fiche de révision : Accompagnement du client en étude notariale

📋 Plan du Cours

1. Notariat et mission de service public
2. Organisation de l’étude notariale
3. Diversité des clients et besoins
4. Enjeux de la relation client
5. Formes de l’accompagnement juridique
6. Acteurs et processus du dossier
7. Compétences du collaborateur notarial
8. Articulation des blocs de compétences

📖 1. Notariat et mission de service public

🔑 Notions clés & Définitions

• Notariat : Ensemble des notaires de France et activité notariale, qui assurent un service juridique d’intérêt général et un service d’intérêt économique général de rédaction d’actes authentiques.
• Notaire : Code de déontologie des notaires, décret n°2023-1297 — Officier public ministériel, délégataire de l’autorité publique et chargé d’une mission de service public.

★ À maîtriser

• Le notaire recueille le consentement des parties, assure la date, la conservation et le dépôt des actes, puis en délivre des copies exécutoires et des copies authentiques. — Code de déontologie des notaires, décret n°2023-1297

• Le notaire exerce une activité libérale tout en étant délégataire de la puissance publique, ce qui lui confère des fonctions attribuées et certaines fonctions réservées au titre de son monopole.

Compléments

• Le notaire collecte l’impôt pour le compte de l’État, sécurise et archive les actes, conseille les clients impartialement dans le respect du secret professionnel et peut concilier les parties.

💡 Astuce mémo

Délégation de puissance publique → authenticité → sécurité juridique

📖 2. Organisation de l’étude notariale

🔑 Notions clés & Définitions

• Étude notariale : Lieu où le notaire exerce son activité sous la forme d’une entreprise pouvant revêtir plusieurs formes juridiques.

📝 Points essentiels

• Le notaire peut exercer comme:

  • créateur unique de l’étude
  • notaire associé
  • notaire salarié

• Le panonceau matérialise l’emplacement de l’étude notariale et constitue l’emblème de la spécificité de la profession de notaire.

💡 Astuce mémo

Le panonceau signale l’office où travaillent le notaire et son équipe

📖 3. Diversité des clients et besoins

★ À maîtriser

• Les clients peuvent être:

  • des personnes physiques
  • des personnes morales de droit privé
  • des personnes morales de droit public

• La clientèle notariale présente une diversité de capacité, de vulnérabilité et d’aptitude à comprendre les notions juridiques, notamment avec les mineurs et les majeurs sous tutelle.

Compléments

• Les principales étapes concernées sont: le mariage, le divorce, l’achat immobilier, le décès, l’adoption, la création, l’évolution ou la transmission d’une entreprise

💡 Astuce mémo

Personne physique ≠ personne morale ; capacité ≠ vulnérabilité

📖 4. Enjeux de la relation client

🔑 Notions clés & Définitions

• Accompagnement : Maela Paul, 2009 — Relation entre deux personnes de statut inégal qui combinent une disparité des places et une parité relationnelle.

★ À maîtriser

• Les officiers publics, principalement les notaires, sont des acteurs-relais qui maintiennent le lien entre l’intérêt général et les intérêts particuliers.

Compléments

• La déjudiciarisation transfère certaines missions anciennement confiées au juge vers les notaires, notamment dans le droit de la famille, phénomène parfois appelé notarisation.

• L’ubérisation conduit les clients à attendre un service rapide et de grande qualité et à mettre les professionnels en concurrence.

💡 Astuce mémo

Droit complexe et clients exigeants → accompagnement personnalisé

📖 5. Formes de l’accompagnement juridique

🔑 Notions clés & Définitions

• Déontologie : Ensemble des règles et devoirs inhérents à l’exercice d’une activité professionnelle libérale, dont le non-respect peut entraîner des poursuites disciplinaires.

★ À maîtriser

• L’accompagnement juridique consiste à:

  • conseiller
  • informer
  • anticiper
  • prévenir
  • concilier

• Le notaire doit expliquer le droit avec pédagogie et favoriser la compréhension et le choix éclairé du client au moyen de schémas, d’infographies ou d’explications écrites.

• L’accompagnement humain et psychologique vise à susciter la confiance et la confidence dans une relation personnalisée, empathique et respectueuse du secret professionnel.

Compléments

• Les règles protectrices comprennent: le secret professionnel, la diligence dans le traitement des dossiers, l’interdiction de la publicité personnelle, l’absence d’intermédiation professionnelle externe

💡 Astuce mémo

Accompagnement juridique : expliquer le droit ; accompagnement humain : créer la confiance

📖 6. Acteurs et processus du dossier

★ À maîtriser

📌 Le rendez-vous conseil aide le client à s’orienter vers l’acte adapté en amont, tandis que le rendez-vous de signature correspond à la signature de l’acte authentique.

• 🔄 Le traitement du dossier suit les étapes suivantes:

  1. accueil et recueil des premières informations
  2. ouverture et constitution du dossier
  3. rédaction et préparation de la signature
  4. signature de l’acte
  5. taxation de l’acte
  6. formalités postérieures et archivage

• Le collaborateur de notaire assiste le notaire, constitue les dossiers, rédige des actes sous son contrôle, suit la relation client, prépare la taxation et réalise les formalités postérieures.

Compléments

• Les métiers de l’office comprennent:
  • gestionnaire de patrimoine
  • assistant notarial
  • chargé d’accueil
  • formaliste
  • juriste
  • comptable-taxateur
  • rédacteur d’actes
  • négociateur immobilier

💡 Astuce mémo

Accueil → dossier → acte → signature → taxation → formalités

📖 7. Compétences du collaborateur notarial

★ À maîtriser

• Les compétences techniques portent notamment sur:

  • les règles juridiques à jour
  • la rédaction d’actes
  • la constitution et le suivi des dossiers
  • la relation client
  • les outils numériques de la profession

• Les compétences socio-comportementales comprennent:

  • la diplomatie
  • l’écoute et l’empathie
  • la médiation
  • la rigueur
  • la polyvalence et l’adaptabilité
  • la gestion du stress

Compléments

• La gestion de la relation client doit respecter les règles déontologiques et s’appuyer sur des techniques de communication professionnelle orale et écrite ainsi que sur une pratique numérique de la gestion des dossiers.

💡 Astuce mémo

Savoir, savoir-faire et savoir-être

📖 8. Articulation des blocs de compétences

★ À maîtriser

• Le bloc 1 comprend: l’explication du statut du notaire et de sa mission de service public, l’accueil et l’accompagnement du client, la gestion des dossiers et la sécurité des données

📌 Le bloc 1 est transversal aux blocs 2 et 3, qui concernent respectivement le droit des personnes, de la famille et du patrimoine familial, puis le droit des biens dans le domaine immobilier ou de l’entreprise.

• L’activité 1 consiste à expliquer au client la délégation de puissance publique, l’authentification et la publication des actes ainsi que la taxation des actes.

Compléments

• Les compétences du bloc 1 sont également liées au bloc 7, consacré aux éléments fondamentaux du droit, et au bloc 8, consacré à l’environnement de l’activité notariale.

📊 Tableaux de synthèse

Principaux acteurs de l’office