Fiche de révision : Déontologie notariale et responsabilités

📋 Plan du Cours

1. Sources de la déontologie notariale
2. Définition et rôle du notaire
3. Sous-traitance et comptabilité notariale
4. Principes d’exercice professionnel
5. Secret et conformité professionnelle
6. Locaux et lieu d’exercice
7. Communication et identification professionnelle
8. Devoirs envers les clients
9. Confraternité et instances professionnelles
10. Inspection des études notariales
11. Garantie collective et comité technique
12. Responsabilité pénale du notaire
13. Organisation institutionnelle du notariat
14. Conseil supérieur et structures professionnelles

📖 1. Sources de la déontologie notariale

📝 Points essentiels

• La déontologie notariale repose notamment sur le code de déontologie notariale issu du décret n° 2023-1297 du 28 décembre 2023 et sur le règlement professionnel approuvé par l’arrêté du 29 janvier 2024.

• Le code comprend quatre titres:

  • les devoirs généraux des notaires
  • les devoirs du notaire envers les clients
  • les devoirs de confraternité
  • les dispositions finales

📌 La violation des dispositions du code de déontologie et du règlement professionnel expose le notaire à des poursuites disciplinaires.

📖 2. Définition et rôle du notaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Notaire : Officier public ministériel, délégataire de l’autorité publique et chargé d’une mission de service public

📝 Points essentiels

• Le notaire reçoit personnellement les actes, recueille le consentement des parties, assure la date, la conservation et le dépôt des actes, puis délivre des copies exécutoires et authentiques.

📌 Le notaire conseille les personnes physiques ou morales, rédige impartialement leurs volontés, explique l’étendue de leurs obligations et confère à leurs engagements le caractère d’un acte authentique.

💡 Astuce mémo

Officier public et ministériel, mais aussi conseil impartial

📖 3. Sous-traitance et comptabilité notariale

🔑 Notions clés & Définitions

• Sous-traitant : Personne physique ou morale qui exécute sous sa responsabilité des tâches constituant un maillon de la chaîne de production de l’office, et qui peut collecter ou traiter des données dans son propre système d’information

📝 Points essentiels

• Les prestations qui ne peuvent pas être sous-traitées comprennent: les prestations nécessitant l’identification du notaire, la rédaction des actes, la réception des actes, la réception des clients, le conseil, la consultation, la négociation immobilière, la gestion locative

📌 Le notaire reste responsable de la tenue quotidienne de la comptabilité et peut la tenir dans son office ou la confier à un expert-comptable inscrit à l’ordre des experts-comptables.

💡 Astuce mémo

Le cœur juridique reste au notaire ; l’administratif peut être externalisé

📖 4. Principes d’exercice professionnel

📝 Points essentiels

📌 Le notaire exerce sa profession avec loyauté, neutralité, impartialité, probité, délicatesse, diligence et courtoisie, dans le respect des lois et règlements.

• Le notaire peut exercer:
  • à titre individuel
  • comme associé d’une société autorisée
  • comme notaire salarié

💡 Astuce mémo

LNPID : loyauté, neutralité, probité, impartialité, délicatesse

📖 5. Secret et conformité professionnelle

★ À maîtriser

📌 Le secret professionnel du notaire est général et absolu et couvre tout ce qui est porté à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions, y compris les actes, documents, correspondances et échanges électroniques.

• La lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme impose l’évaluation des risques, l’identification de la clientèle, une vigilance adaptée, la déclaration de soupçon si nécessaire, la formation du personnel et la conservation des documents.

📌 La désignation d’un délégué à la protection des données est obligatoire dans chaque office notarial.

Compléments

• Le notaire doit veiller à ce que ses collaborateurs et prestataires soient instruits de l’obligation de secret professionnel et la respectent de la même façon.

💡 Astuce mémo

Secret maîtrisé et vigilance renforcée → sécurité de la clientèle

📖 6. Locaux et lieu d’exercice

📝 Points essentiels

📌 Le local de l’office est le lieu habituel de réception de la clientèle et doit être situé à la résidence dans laquelle le notaire a été nommé.

📌 Un notaire ne peut pas installer son étude dans l’immeuble d’un confrère ayant cessé son activité depuis moins de quatre ans, sauf consentement écrit du confrère ou de son successeur.

💡 Astuce mémo

Résidence nommée ≠ implantation concurrente

📖 7. Communication et identification professionnelle

★ À maîtriser

📌 La sollicitation personnalisée et l’offre de services en ligne sont autorisées si elles fournissent une information utile et sincère, tandis que la publicité de masse et le démarchage sont interdits.

📌 Le notaire doit mentionner dans ses correspondances et ses actes son titre de notaire, à l’exclusion de toute autre dénomination ou qualification, sous réserve de certains diplômes, grades et distinctions reconnus.

Compléments

• Sont notamment interdits:
  • le référencement payant
  • la distribution générale de cartes de visite
  • le sponsoring par un notaire ou son office

💡 Astuce mémo

Information utile autorisée, publicité de masse interdite

📖 8. Devoirs envers les clients

★ À maîtriser

• Toute personne est libre de choisir son notaire, et le notaire ainsi que les personnes placées sous son autorité doivent s’abstenir de toute manœuvre portant atteinte à cette liberté.

• Le notaire doit fournir à son client conscience professionnelle, égards, impartialité, probité, conseil adapté et information complète, l’intérêt du client primant toujours le sien.

• Le notaire doit mettre fin à sa mission lorsqu’un événement est susceptible de créer un conflit d’intérêts ou de porter atteinte à son indépendance.

• En cas de contestation de la mission ou de différend sur les honoraires, le notaire doit proposer une médiation et informer le client de son droit de saisir le médiateur de la consommation du notariat.

Compléments

📌 Le notaire ne peut recevoir un acte sans avoir reçu une provision suffisante pour couvrir les droits, émoluments, honoraires et débours liés à cet acte, et il ne peut consentir d’avance à son client.

💡 Astuce mémo

Choix libre → conseil impartial → provision → acte → compte apuré

📖 9. Confraternité et instances professionnelles

★ À maîtriser

📌 Les notaires se doivent assistance, courtoisie et délicatesse réciproques et doivent s’abstenir de toute démarche susceptible de nuire à leurs confrères ou à la réputation du notariat.

Compléments

📌 Un notaire absent ou momentanément empêché peut être remplacé par un confrère d’un commun accord, et cette substitution constitue une mission de confraternité gratuite.

📌 Le notaire doit répondre aux instances compétentes, assister aux assemblées générales de sa compagnie et informer sans délai l’instance dont il dépend des actions civiles ou pénales le concernant.

📖 10. Inspection des études notariales

★ À maîtriser

📌 Les offices notariaux font l’objet d’au moins une inspection annuelle, organisée à des dates variables et de façon inopinée.

• Les inspections portent sur l’ensemble de l’activité professionnelle du notaire, notamment sur la comptabilité, l’organisation et le fonctionnement de l’étude.

📌 Lorsque les inspecteurs constatent des irrégularités graves ou une situation compromettant la sécurité des dépôts, ils en avisent immédiatement les autorités professionnelles et judiciaires compétentes.

Compléments

📌 Les inspecteurs disposent de droits étendus de recherche, de communication et de vérification sur les minutes, registres, comptes, pièces comptables et documents utiles à leur mission.

💡 Astuce mémo

Inspection inopinée → contrôles étendus → compte rendu

📖 11. Garantie collective et comité technique

🔑 Notions clés & Définitions

• Garantie collective : Décret n°55-604 du 20 mai 1955, 1955 — Mécanisme par lequel une caisse commune garantit la responsabilité des notaires envers leur clientèle sous le contrôle du conseil régional, avec l’appui éventuel d’une caisse centrale

★ À maîtriser

📌 La garantie collective s’applique sur la seule justification de l’exigibilité de la créance et de la défaillance du notaire, sans que le bénéfice de discussion puisse être opposé aux créanciers. — Décret n°55-604 du 20 mai 1955, 1955

Compléments

• Le Comité technique régional comprend notamment: le président du conseil régional ou de la chambre interdépartementale, des présidents ou vice-présidents des chambres départementales, l’assureur de la profession, le courtier en assurance, un représentant de la Caisse centrale de Garantie, des notaires rapporteurs et consultants, l’avocat de la profession

💡 Astuce mémo

Défaillance du notaire → intervention de la caisse de garantie

📖 12. Responsabilité pénale du notaire

🔑 Notions clés & Définitions

• Faux : Article 441-1 du Code pénal — Altération frauduleuse de la vérité, de nature à causer un préjudice, réalisée dans un écrit ou un support pouvant établir la preuve d’un droit ou d’un fait ayant des conséquences juridiques

📝 Points essentiels

• Le faux commis dans une écriture publique ou authentique est puni de dix ans d’emprisonnement et de 150 000 euros d’amende, et ces peines sont portées à quinze ans de réclusion criminelle et 225 000 euros d’amende lorsque l’auteur est dépositaire de l’autorité publique ou chargé d’une mission de service public dans l’exercice de ses fonctions. — Article 441-4 du Code pénal

• L’abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse d’une personne vulnérable pour la conduire à un acte ou une abstention gravement préjudiciable est puni de trois ans d’emprisonnement et de 375 000 euros d’amende. — Article 223-15-2 du Code pénal

• La fraude fiscale peut être punie de cinq ans d’emprisonnement et de 500 000 euros d’amende, montant pouvant être porté au double du produit tiré de l’infraction. — Article 1741 du CGI

💡 Astuce mémo

Faux ordinaire ≠ faux en écriture publique

📖 13. Organisation institutionnelle du notariat

📝 Points essentiels

• La structure pyramidale comprend: une chambre des notaires dans chaque département, un conseil régional dans chaque cour d’appel, un Conseil supérieur du notariat auprès du garde des sceaux

📌 Les chambres des notaires et les conseils régionaux exercent notamment des attributions communes en matière de représentation, de règlement, de localisation et cession des offices, d’inspections, de gestion administrative et budgétaire, de formation et de communication.

💡 Astuce mémo

Chambre départementale → conseil régional → Conseil supérieur

📖 14. Conseil supérieur et structures professionnelles

★ À maîtriser

📌 Le Conseil supérieur représente l’ensemble de la profession auprès des pouvoirs publics, concilie ou tranche certains différends professionnels, prépare le code de déontologie et exerce l’action disciplinaire dans les conditions prévues par les textes.

Compléments

• Le nombre de délégués élus au Conseil supérieur dépend du nombre de notaires du conseil régional : un jusqu’à 100 notaires, deux de 101 à 700, trois de 701 à 1 300 et quatre au-delà de 1 300, avec un plafond total de 80 délégués.

• Le bureau du Conseil supérieur comprend sept membres, dont un président et deux vice-présidents, élus pour deux ans.

• Les cinq pôles sont:

  • la mission notariale
  • la transformation du notariat
  • le numérique
  • les médiations
  • le secrétariat général

📊 Tableaux de synthèse

Textes et institutions de la déontologie

Principales responsabilités pénales