Fiche de révision : Droit de la e-RH et de l’IA

📋 Plan du Cours

1. Efficacité et productivité de la e-RH, communication et création de valeur
2. Systèmes d’information et impacts RH
3. Évolution des portails RH
4. Intelligence artificielle, analytique RH et mobilité
5. Remodelage des processus RH
6. Conditions de succès de l’e-RH
7. Gestion administrative du personnel et gestion de la paie
8. Formation et outils numériques
9. Applications RH pour les managers
10. GPEC et modèles de compétences
11. Applications e-RH aux représentants du personnel
12. Protection des données personnelles et sanctions du RGPD
13. Formalités numériques du travail, sécurité et souveraineté des données RH
14. Réglementation juridique des réseaux sociaux
15. Réglementation européenne de l’IA en RH

📅 Repères chronologiques

1. 25 mai 2018Le RGPD est entré en vigueur et protège les informations personnelles et la vie privée des habitants de l’Union européenne contre d’éventuels abus des entreprises et des administrations.
2. 1er août 2024L’AI Act est entré en vigueur.
3. 2 août 2026Les obligations de l’AI Act deviennent pleinement applicables.

📖 1. Efficacité et productivité de la e-RH, communication et création de valeur

🔑 Notions clés & Définitions

• Valeur : La différence entre la valeur perçue et payée par le client et les coûts supportés pour l’obtenir ; elle peut aussi être créée pour des clients internes.

★ À maîtriser

📌 Une organisation est efficace lorsqu’elle atteint ses objectifs et efficiente lorsqu’elle les atteint à moindre coût.

• Les gains de productivité issus de l’informatique peuvent être considérables lorsque le système monte en puissance, mais le retour sur investissement se manifeste à long terme.

• Le SIRH stocke et automatise rapidement des données fiables, que le knowledge management vise à transformer en informations et en connaissances et à communiquer.

• La communication RH vise à fournir une information ciblée et partagée au sein d’une communauté de personnes, notamment lorsque les fonctions sont réparties entre plusieurs établissements ou pays.

• La e-RH automatise les tâches sans valeur ajoutée, comme la gestion de la paie, afin de permettre aux RH de se concentrer sur les activités qui en créent, notamment la communication vers les communautés professionnelles et les dispositifs de knowledge management.

Compléments

• Robert Solow, prix Nobel d’économie 1987, résumait le paradoxe de la productivité informatique ainsi : « vous pouvez voir l'ère informatique partout, sauf dans les statistiques de la productivité ».

• Avant l’automatisation informatique, la collecte, le tri, le retraitement et la communication de l’information mobilisaient de nombreuses personnes et prenaient du temps sans créer de valeur ajoutée.

• Les gains de productivité futurs peuvent notamment porter sur la qualité de service et les délais, par exemple dans le e-recrutement.

• Le travail sur l’information représente entre 20 et 60 % du travail d’un cadre.

• Porter analyse les activités de l’entreprise comme des éléments interdépendants d’une chaîne afin de déterminer sa capacité à créer une valeur perçue par les clients.

• Dans l’analyse de Porter, les activités sont structurées verticalement en activités directes et horizontalement en activités plus indirectes, toutes participant à la transformation et à la création de valeur.

💡 Astuce mémo

Donnée → information → connaissance : la chaîne du knowledge management.

📖 2. Systèmes d’information et impacts RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Impacts opérationnels : Les activités administratives, comme la gestion des congés, des notes de frais, des absences et des salaires, prises en charge par le SIRH et l’e-administration en libre-service RH.
• E-learning : Une autoformation assistée par ordinateur.

★ À maîtriser

• Les TIC peuvent donner à tous les collaborateurs un accès potentiel à l’information RH et les rendre acteurs de son traitement au moyen d’un libre-service, par exemple pour les vœux de mutation ou l’inscription aux formations.

• Les TIC ont trois types d’impacts sur la gestion des ressources humaines :

  • opérationnels
  • transactionnels ou relationnels
  • transformationnels

• Les impacts transformationnels incluent la numérisation des activités RH à faible valeur ajoutée, la décentralisation de tâches vers les managers de proximité et l’externalisation d’activités, qui peut réduire les effectifs à gérer.

Compléments

• Les impacts transactionnels ou relationnels comprennent la e-mobilité, la diffusion interne d’offres d’emploi, de fiches de poste, de référentiels métiers, de bilans des mouvements et de procédures, favorisant fluidité et transparence.

• Le e-recrutement permet le dépôt de CV sur le site de l’entreprise, sa visibilité auprès de candidats, notamment de jeunes diplômés, et une meilleure gestion des flux de candidatures.

• Le e-recrutement peut utiliser des algorithmes qui comptabilisent des mots-clés correspondant aux compétences recherchées.

• La gestion des connaissances peut s’appuyer sur :

  • des bases de données
  • des groupwares
  • des forums
  • des communautés de pratique (COP)

📖 3. Évolution des portails RH

★ À maîtriser

• Le stade 2, le portail RH généraliste (fin des années 1990 et début des années 2000), ajoute à la consultation d’informations la gestion administrative automatisée en ligne et parfois la mobilité et l’accès au catalogue de formation, dans une logique de libre-service RH.

• Le stade 3, le portail RH spécialisé (années 2010, Web 2.0), ajoute notamment le e-learning, la gestion des compétences et des connaissances, ainsi que la collaboration entre acteurs sur les flux d’information au moyen d’outils comme les wikis et les groupwares.

Compléments

• Le stade 1, l’intranet corporate (Web 1.0, début ou milieu des années 1990), permet la consultation d’informations et vise la communication interne.

• Le stade 3.0 correspond à l’expérimentation et à l’intégration de l’intelligence artificielle.

💡 Astuce mémo

Intranet → portail généraliste → portail spécialisé : l’information devient libre-service, puis collaborative.

📖 4. Intelligence artificielle, analytique RH et mobilité

★ À maîtriser

• En 2020, 10 à 15 % des DRH avaient déjà utilisé l’intelligence artificielle, le plus souvent à titre expérimental, et moins de 1 % l’avait déployée à grande échelle.

• Le déploiement de l’intelligence artificielle en RH rencontre des barrières : financières, liées à la disponibilité des budgets, humaines, liées à la formation, au recrutement, à la fidélisation et à l’engagement des salariés compétents, légales, liées au respect du RGPD, technologiques, liées aux limites des SIRH et aux cyberattaques, algorithmiques, liées aux biais, éthiques, liées aux processus non inclusifs, structurelles, liées au manque de coopération et aux tensions possibles entre DSI et RH

• L’analytique RH comprend quatre niveaux de complexité croissante :

  • L’analyse descriptive décrit un événement
  • L’analyse explicative explique une situation
  • L’analyse prédictive anticipe les évolutions
  • L’analyse prescriptive prévoit les mesures nécessaires pour orienter la situation vers un sens souhaité

• Les trois fonctions articulées de façon agile fonderont la DRH 4.0.

Compléments

• L’appropriation de l’intelligence artificielle par les RH est présentée comme tardive par rapport à d’autres fonctions, notamment le marketing, et reliée au principe de symétrie des attentions, qui accorde autant d’attention au salarié qu’au client.

• Le deuxième mouvement technologique en RH est l’intelligence des situations, orientée vers l’analytique RH.

• Le troisième mouvement technologique est la mobilité, qui permet de s’affranchir des limites spatiales.

• L’IA pourrait faire évoluer la fonction RH vers une fonction RH 3.0 avec une meilleure identification des priorités.

💡 Astuce mémo

Décrire → expliquer → prédire → prescrire : l’analyse gagne en portée.

📖 5. Remodelage des processus RH

★ À maîtriser

• La e-RH transforme les processus RH et entraîne des changements organisationnels ; le libre-service RH suppose des processus simples, souples et compréhensibles, obtenus par un travail préalable de clarification et de remodélisation appelé réingénierie.

📌 L’organisation RH décentralisée distingue un front office composé de RRH proches du management de terrain et des utilisateurs, et un back office regroupant les centres d’expertise et les centres de service.

Compléments

• Le remodelage des processus concerne les RH, les managers RH et les utilisateurs, et son analyse se fait à 360 degrés.

• Les évolutions du SIRH concernent les changements permanents de la technologie, tant matérielle que logicielle, ainsi que la dépendance envers des acteurs extérieurs à la fonction RH.

• Les coûts de conception et de maintenance du SIRH sont très élevés, ce qui rend l’externalisation tentante.

💡 Astuce mémo

Le front office est au contact du terrain ; le back office concentre expertise et services.

📖 6. Conditions de succès de l’e-RH

★ À maîtriser

📌 La conduite d’un projet e-RH doit clarifier ses objectifs et communiquer ses finalités.

• Un projet e-RH doit recenser les attentes et besoins des acteurs, en assurer le suivi et communiquer avec eux comme avec des clients internes.

• 🔄 La résistance au changement se traverse en quatre phases :
  1. Le choc, marqué par le déni, la colère ou la peur ; il faut laisser les personnes s’exprimer
  2. La remise en question, où l’individu s’interroge sur l’effort à fournir et ses chances de réussite
  3. La remobilisation, qui conduit à l’acceptation et à la découverte de sens
  4. L’engagement, où les individus intègrent le changement et contribuent à le réaliser et à l’ancrer

📌 La vision globale d’un projet e-RH doit intégrer les contraintes interdépendantes de coût, de délai et de qualité.

• Pour développer les RH avec l’IA, la fonction RH doit assurer quatre rôles clés :
  • Sensibiliser et éduquer pour dédramatiser l’IA
  • Entraîner en impulsant des dynamiques et des retours d’expérience
  • Anticiper pour synchroniser l’IA avec les transformations organisationnelles
  • Protéger l’employabilité des salariés

Compléments

• Le pilotage d’un projet e-RH doit s’appuyer sur la culture de l’entreprise, son histoire, les profils des acteurs et les valeurs partagées afin de faciliter la communication.

• Il faut éviter les excès technologiques, surtout dans les PME, car c’est l’usage qui compte.

• La conduite d’un projet e-RH doit privilégier les concepts aux outils, rester ouverte et recourir au benchmarking.

• La réussite d’un projet e-RH suppose de comprendre les enjeux de pouvoir et de favoriser la relation et la coopération entre la DRH et la DSI.

• Le coût du changement, notamment ses coûts cachés, est souvent sous-estimé, tout comme les compétences de l’équipe projet et la complexité technologique nécessaire pour intégrer les outils et les faire dialoguer.

📖 7. Gestion administrative du personnel et gestion de la paie

★ À maîtriser

• La gestion administrative du personnel automatise la création du dossier salarié et l’attribution d’un matricule servant de clé, puis établit la DPAE, qui a remplacé la DUE depuis le 1er août 2011, sur le portail de l’URSSAF.

• La gestion administrative traite les informations personnelles et contractuelles, suit les visites médicales et l’absentéisme, et permet leur mise à jour décentralisée par workflow.

• La paie doit répondre aux obligations légales, optimiser les processus, fournir des données fiables aux salariés et aux autres services, et établir puis transmettre la déclaration sociale nominative (DSN).

• Les difficultés de la paie comprennent : la multiplication des structures juridiques, la prise en compte du droit du travail, notamment des accords et conventions collectives, la diversité des populations salariées à traiter

Compléments

• Les éditions courantes de gestion comprennent :

  • les avenants
  • les attestations
  • les documents officiels

• La gestion administrative du personnel comprend la tenue du registre unique du personnel et les déclarations diverses à l’administration.

• Un gestionnaire de paie réalise entre 150 et 750 paies, avec une moyenne d’environ 300.

📖 8. Formation et outils numériques

🔑 Notions clés & Définitions

• Formation à distance asynchrone : Permet au collaborateur d’apprendre à distance, seul ou en groupe, de manière interactive par le canal informatique et à l’aide de son poste de travail.
• Social learning : Une modalité multiforme de formation à distance dans laquelle un collectif d’apprenants devient le moteur de sa propre formation.

★ À maîtriser

📌 La formation synchrone se déroule en présentiel ou en classe virtuelle, tandis que la formation asynchrone permet d’apprendre à distance sans suivre une séance en direct.

• Le modèle 70-20-10 attribue l’acquisition de nouvelles compétences des managers :

  • 70 % au terrain
  • 20 % aux échanges entre pairs
  • 10 % à la formation traditionnelle

• Une plateforme LMS :

  • héberge les contenus et contrôle leur accès
  • assure le suivi et le reporting
  • facilite le tutorat et le pilotage
  • gère la communauté des apprenants

Compléments

• Une classe virtuelle est une formation à distance programmée, souvent sur un format de deux heures, tandis qu’un webinaire est normalement seulement transmissif.

• Pour être légale et efficace, une formation à distance asynchrone doit être tutorée, avec aide, accompagnement et suivi.

• Le e-learning est présenté comme efficace pour les nouveautés produits et l’informatique, mais beaucoup moins pour le développement personnel.

• Le social learning peut prendre la forme de vidéos, d’échanges et de modules à consulter, et sert à capitaliser les 20 % d’apprentissage attribués aux échanges entre pairs dans le modèle 70-20-10.

• Le social learning nécessite la création d’une communauté et s’inscrit donc dans le temps long.

• Les attentes liées à la formation comprennent : davantage de libre-service, la consultation du plan de formation, les demandes en ligne, la gestion du CPF, le suivi en temps réel du processus de formation, l’historique des formations

• Des outils centralisateurs de e-RH permettent de suivre l’historique des formations et de construire un cursus cohérent à partir de formations auparavant diverses ou hétéroclites.

📖 9. Applications RH pour les managers

📝 Points essentiels

• La e-RH peut favoriser la décentralisation de certaines fonctions RH vers les managers de proximité, notamment pour la gestion du temps et des activités, mais cette décentralisation peut être source de tension.

📖 10. GPEC et modèles de compétences

🔑 Notions clés & Définitions

• ATS : Un ATS (Applicant Tracking System, ou système de suivi des candidats) est un logiciel RH qui centralise les offres d’emploi, reçoit et trie les CV, planifie les entretiens et pilote le processus de recrutement.
• Onboarding : L’onboarding est l’ensemble des démarches par lesquelles l’entreprise accueille et intègre un nouveau collaborateur afin de préparer son arrivée et de l’aider à prendre rapidement ses repères.
• Inbound recruiting : L’inbound recruiting consiste à attirer des candidats en leur proposant des contenus spécifiques sur le site ou les réseaux sociaux de l’entreprise afin de les mettre en phase avec les valeurs de la marque.

★ À maîtriser

• La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est stratégique pour la fonction RH, car la communication, la collaboration, l’échange et la décentralisation contribuent à construire des connaissances et compétences sources d’avantages concurrentiels.

• La GPEC doit rendre quantifiable une information qualitative dont la perception varie selon le collaborateur, le manager de proximité, les RH et le top management, ce qui nécessite un référentiel stable.

• La description des compétences doit articuler une approche centralisée, macro et systémique, portant sur les dimensions collectives et globales du travail, et une approche décentralisée, individuelle et analytique, portant notamment sur les postes, la mobilité et la formation.

• Les attentes des candidats portent sur des informations sur l’entreprise et les postes ouverts, un moteur de recherche, un dépôt de candidature simple et convivial ainsi que le dialogue avec des collaborateurs.

• Le recruteur doit respecter les obligations légales de non-discrimination et s’assurer que les fichiers constitués sont conformes aux préconisations de la CNIL.

• Le processus de e-recrutement comprend la diffusion d’une offre via une plateforme de type ATS, l’inbound recruiting sur les réseaux sociaux, la prospection proactive de profils qualifiés, le tri des CV par IA et matching, les entretiens en visioconférence, les tests en ligne et la conception digitalisée du contrat d’embauche.

Compléments

• La compétence est au centre des fonctions RH, et le numérique peut relier plus étroitement la GPEC à la formation.

📌 La structure arborescente, utilisée par 90 % des organisations présentées, convient à l’évaluation de la performance des collaborateurs et fait dépendre la compétence nécessaire du degré de responsabilité.

• Dans l’exemple arborescent d’un service de production, la compétence « négocier avec les fournisseurs » est évaluée à 1 pour le technicien, 3 pour le chef d’équipe et 4 pour le chef de service.

📌 La structure matricielle, utilisée par 10 % des organisations présentées, convient à l’évaluation des compétences et de l’employabilité ; elle décrit la compétence comme une activité associant un domaine de connaissances et un niveau de complexité, en s’appuyant sur des processus plus stables que l’organisation.

• Les recruteurs attendent des outils permettant la diffusion des offres, la récupération et la centralisation des candidatures, leur traitement et la production de statistiques; les managers sont les clients finaux du processus.

• Les ATS automatisent la diffusion et la gestion des candidatures en ligne et utilisent des technologies de matching pour présélectionner les candidats.

• 73 % des moins de 35 ans cherchent un emploi via leur smartphone.

💡 Astuce mémo

Arborescence pour la performance, matrice pour les compétences et l’employabilité.

📖 11. Applications e-RH aux représentants du personnel

★ À maîtriser

• La base de données économiques et sociales (BDES) est obligatoire dans les entreprises de plus de 300 salariés depuis la loi du 14 juin 2014.

📌 La loi du 4 mai 2004 relative au dialogue social permet, par accord d’entreprise, la publication syndicale sur un site intranet ou l’utilisation de la messagerie électronique.

📌 Le CSE doit être consulté en amont d’un projet de déploiement d’un système d’IA, même si celui-ci est autorisé par le règlement intérieur.

Compléments

• Les TIC facilitent la communication des syndicats et des CSE auprès des travailleurs, notamment des salariés nomades ou détachés, et peuvent offrir davantage de confidentialité que la lecture d’un panneau syndical.

• Dès 1997, il a été jugé que les syndicats avaient le droit de créer un site, y compris la délégation syndicale de l’entreprise.

📖 12. Protection des données personnelles et sanctions du RGPD

🔑 Notions clés & Définitions

• RGPD : Le RGPD est le règlement UE 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

★ À maîtriser

📌 Le RGPD s’applique également à une entreprise située hors de l’Union européenne lorsqu’elle exerce des activités dans l’Union européenne.

📌 Le consentement requis par le RGPD doit être explicite et positif; les cookies et les cases déjà cochées sont interdits.

• Le RGPD confie à la CNIL des moyens de mise en conformité progressifs : avertissements et injonctions, suspensions, puis sanctions administratives, notamment des amendes de plusieurs millions d’euros.

📌 En France, les sanctions pénales prévues par l’article 226-16 du Code pénal peuvent atteindre 300 000 € d’amende et cinq ans d’emprisonnement.

Compléments

• Le RGPD établit un cadre harmonisé de protection des données personnelles.

• Les droits mentionnés comprennent :

  • Le droit d’accès
  • Le droit de rectification
  • Le droit à l’effacement

• La CNIL a émis en 2025 des recommandations pour aider au développement de systèmes d’IA respectueux des droits fondamentaux.

• Le RGPD est critiqué pour son retard face à la progression rapide de l’intelligence artificielle.

• Le coût des investissements nécessaires au respect du RGPD est critiqué par des entreprises de l’Union européenne, qui estiment que ces sommes leur manquent pour innover.

📖 13. Formalités numériques du travail, sécurité et souveraineté des données RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Souveraineté des données : Obligation pour un État ou une organisation de maîtriser ses choix juridiques et technologiques afin que ses données et processus respectent ses propres lois sans subir de lois étrangères.

★ À maîtriser

• L’employeur peut mettre en place un bulletin de paie électronique de manière unilatérale, mais le salarié peut s’y opposer à tout moment.

• Les contrats de travail et leurs avenants dématérialisés doivent respecter un niveau de sécurité technique conforme à eIDAS pour garantir leur valeur juridique en cas de litige.

• Le suivi numérique des horaires et du télétravail doit respecter les durées maximales de travail et le droit à la déconnexion, dans le cadre d’un accord collectif ou d’une charte de l’employeur.

• Les systèmes d’information RH concentrent des données sensibles et peuvent être exposés à des cyberattaques.

Compléments

• Pour l’entreprise, le bulletin de paie numérique réduit les coûts de papier, d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement, accélère le classement et la diffusion automatisés, supprime le papier et facilite l’accès et la traçabilité des documents de chaque salarié.

• Le coffre-fort électronique permet au salarié d’archiver durablement ses documents, y compris après son départ de l’entreprise, tout en économisant l’espace des boîtes d’archives.

• Le coffre-fort électronique réduit les risques de perte ou de destruction des documents et permet au salarié de les consulter, télécharger ou imprimer de manière autonome.

📌 Lorsqu’il existe, le CSE doit être consulté avant la mise en place du télétravail.

📌 Les données des salariés doivent de préférence être hébergées dans l’Union européenne afin de satisfaire aux exigences de souveraineté et de conformité.

💡 Astuce mémo

Données RH sensibles concentrées → risque de cyberattaque

📖 14. Réglementation juridique des réseaux sociaux

★ À maîtriser

• Le Digital Services Act, issu du règlement européen du 19 octobre 2022, lutte contre les contenus illicites et impose aux plateformes transparence, signalement rapide et traitement des plaintes.

• Les comportements sanctionnés comprennent :

  • la diffamation
  • l’injure publique
  • le racisme
  • l’incitation à la haine
  • le cyberharcèlement
  • l’apologie de crimes

• Selon la LCEN, les réseaux sociaux agissent comme hébergeurs et leur responsabilité civile ou pénale peut être engagée s’ils ont connaissance effective du caractère illicite d’un contenu et n’agissent pas promptement pour le retirer.

• Le RGPD fixe à 16 ans l’âge de consentement numérique par défaut en Europe, avec possibilité d’abaissement.

• En France, l’inscription aux réseaux sociaux est interdite aux mineurs de moins de 15 ans sans l’autorisation conjointe des titulaires de l’autorité parentale.

• Le droit à l’effacement permet de demander au réseau social ou au site concerné la suppression de données personnelles, de publications, de photos ou d’un compte, tandis que le droit au déréférencement impose aux moteurs de recherche de supprimer les liens associés au nom de la personne sans effacer la page source.

• Les messages privés émis ou reçus sur un réseau social opérant en Europe sont des données à caractère personnel auxquelles s’appliquent le droit d’accès de l’article 15 et le droit à la portabilité de l’article 20 du RGPD.

Compléments

📌 Le principe de proportionnalité du Digital Services Act fait varier le poids des obligations selon l’importance de la plateforme.

• Les contenus illicites peuvent être signalés directement aux plateformes ou via PHAROS, la plateforme officielle du ministère de l’Intérieur.

• La publication d’une photo ou vidéo représentant une personne identifiable exige son consentement explicite, sauf pour une scène de foule dans un lieu public.

• Partager des correspondances privées sans accord viole le secret des correspondances.

• Les plateformes doivent fournir gratuitement un fichier contenant l’historique complet des conversations dans un délai maximal d’un mois.

💡 Astuce mémo

Droit à l’effacement : supprime la donnée ; déréférencement : supprime le lien

📖 15. Réglementation européenne de l’IA en RH

🔑 Notions clés & Définitions

• AI Act : Premier cadre juridique global au monde établi par l’Union européenne pour réglementer l’intelligence artificielle.

★ À maîtriser

• Les usages RH à haut risque comprennent :
  • le tri des CV
  • le recrutement
  • l’évaluation
  • la gestion de carrière
  • l’analyse comportementale ou émotionnelle

📌 Pour les décisions importantes, notamment l’embauche, une décision négative ou une promotion, un humain qualifié et identifié doit valider la décision et pouvoir contredire l’avis de la machine.

📌 Les candidats et les salariés doivent être informés lorsqu’un système d’IA est utilisé dans le processus de recrutement.

• 🔄 Les fonctions RH devront :
  1. Identifier les outils d’IA à haut risque
  2. Exiger du fournisseur une documentation technique précise sur la traçabilité, la supervision humaine et la cybersécurité
  3. Réaliser une analyse d’impact IA
  4. Impliquer le CSE

Compléments

• En France, la CNIL et la DGCCRF assurent la mise en œuvre et le contrôle de l’AI Act.

📌 Les représentants du personnel doivent être informés avant le déploiement de tout système d’IA.

📌 Les utilisateurs et les gestionnaires RH doivent être formés à la compréhension des outils d’IA, de leurs limites et à l’identification de leurs biais et dérives potentiels.

• Les directions RH doivent veiller à ce que les salariés concernés maîtrisent suffisamment l’IA et contribuent à un usage conforme et sécurisé des outils et processus.

• Le non-respect des obligations de l’AI Act peut entraîner des sanctions financières importantes.

📊 Tableaux de synthèse

Modèles de compétence

Droits à l’oubli numérique