Fiche de révision : Gestion associative et ressources humaines

📋 Plan du Cours

1. Statut et histoire des Junior-Entreprises
2. Documents, archivage et conformité
3. Stages et protection des données
4. Instances et transmission des décisions
5. Audits et accompagnement des Juniors
6. Suivi des membres et des missions
7. Cohésion et gestion des conflits
8. Équilibre et départ des membres

📖 1. Statut et histoire des Junior-Entreprises

🔑 Notions clés & Définitions

• Junior-Entreprise : Association loi 1901 à vocation économique et pédagogique, à but non lucratif, qui réalise des prestations de service liées au parcours académique de son établissement et émet des factures.

★ À maîtriser

• Le mouvement compte 200 Junior-Entreprises en France et 3 500 dans le monde, mobilise 25 000 Junior-Entrepreneurs chaque année et réalise 12 millions € de chiffre d’affaires, avec plus de 100 000 alumni.

Compléments

• Le résultat nul est visé en fin d’année par une Junior-Entreprise.

• En 1967, la première Junior-Entreprise au monde est créée à l’ESSEC.

• En 1969, la Confédération Nationale des Junior-Entreprises (CNJE) naît.

• Les Junior-Entreprises sont réparties entre 57 % d’ingénieures, 29 % d’universitaires et spécialisées et 14 % de commerciales.

💡 Astuce mémo

Association à but non lucratif, mais à vocation économique et pédagogique

📖 2. Documents, archivage et conformité

★ À maîtriser

• Les statuts sont l’acte fondateur de la Junior ; ils sont votés en assemblée générale, entrent en vigueur à la date de l’assemblée et doivent être déposés en préfecture à chaque modification sous 3 mois.

• Les documents associatifs ont des durées de conservation variables : 3, 5, 6 ou 10 ans, ou une conservation à vie selon leur catégorie.

• Les Juniors doivent posséder des licences commerciales, sauf exceptions ; un prêt de licence est possible si les CGU l’autorisent, et un tableau de suivi des licences est nécessaire.

Compléments

• Le règlement intérieur est réputé accepté par tous les membres, signé par le Président et le Secrétaire Général du mandat en cours, consultable par les membres et n’est pas déclaré en préfecture.

• Le dossier de suivi contient notamment les comptes rendus de CA, les procès-verbaux d’AG et les licences, et son archivage est imposé par la CNJE.

• Les logiciels libres ou open source sont autorisés si leur licence permet l’utilisation commerciale et si la preuve de l’archivage est conservée ; les licences éducatives ne sont autorisées que pour Adobe et Microsoft à la suite d’un accord.

📖 3. Stages et protection des données

★ À maîtriser

📌 Depuis le 25 mai 2018, les associations doivent respecter le RGPD et désigner une personne responsable du traitement des données au sein de la Junior.

• La Junior doit formaliser un processus précisant les acteurs et délais pour répondre aux demandes relatives aux droits des personnes, gratuitement et dans un délai d’un mois.

• Les cinq droits RGPD sont :

  • l’accès
  • la portabilité
  • l’effacement
  • la rectification
  • l’opposition

📌 Un stage en Junior dure au maximum 6 mois par année scolaire et une gratification est obligatoire au-delà de 2 mois.

📌 Les modalités du stage doivent être votées en CA, le tutorat croisé est interdit et la Junior peut accueillir au maximum 3 stagiaires simultanément.

Compléments

• Une convention de stage doit être signée par l’établissement, le stagiaire et la Junior ; si le Président est stagiaire, le trésorier signe pour la Junior.

• Le sujet de stage doit porter sur une mission interne à la Junior et non sur des études ou des opérations de gestion courante.

💡 Astuce mémo

APERO : Accès, Portabilité, Effacement, Rectification, Opposition

📖 4. Instances et transmission des décisions

🔑 Notions clés & Définitions

• Conseil d’administration : Organe de décision de la Junior, où les administrateurs votent ; il se réunit au minimum 6 fois dans l’année.

★ À maîtriser

📌 L’AGO, tenue une fois par an, vote les quitus moral et financier du mandat sortant et élit les nouveaux administrateurs, tandis que l’AGE peut être convoquée autant que nécessaire pour une décision urgente ou une modification des statuts.

Compléments

• Une assemblée générale mixte (AGM) peut réunir les éléments d’une AGO et d’une AGE lorsqu’ils surviennent au même moment.

• Les sujets de suivi en CA comprennent :

  • les études en cours
  • l’état de la trésorerie
  • l’avancée du plan d’action
  • le tour des pôles
  • les événements à venir
  • l’avancée des projets internes

• Le procès-verbal d’AG indique la date, les membres présents avec le quorum, l’ordre du jour, les votes et leurs résultats, ainsi que les signatures ; il est transmis en préfecture dans les 3 mois.

📖 5. Audits et accompagnement des Juniors

★ À maîtriser

• Une Junior-Entreprise reçoit un audit-conseil par an, tandis qu’une Junior-Initiative ou une Junior-Création en reçoit deux par an.

• L’audit-conseil vise à identifier les erreurs et les axes d’amélioration, traiter les risques, accompagner le développement des Juniors et garantir le respect de la norme.

Compléments

• La campagne d’audit comprend un audit JEMA vers novembre ; l’édition mentionnée pour cette année est prévue le 14 novembre 2026.

• La date d’un audit se situe à 2 semaines de la passation de la Junior, puis 6 mois plus tard pour les Junior-Création et Junior-Initiative.

📖 6. Suivi des membres et des missions

★ À maîtriser

📌 Les missions opérationnelles sont récurrentes, définies dans les fiches de poste et nécessaires au fonctionnement quotidien, tandis que les projets sont ponctuels et proposés par les membres, intégrés à la planification annuelle ou issus de recommandations d’audit.

• 🔄 Chaque projet suit cinq étapes :

  1. Planifier le projet
  2. Réaliser les actions
  3. Mettre à jour les indicateurs et le PA/PDD
  4. Présenter les résultats en CA/RG
  5. Effectuer un retour d’expérience

• La motivation est suivie par les échanges quotidiens, un motivomètre mensuel et au moins un entretien de motivation par mois ; les indicateurs sont analysés et des actions sont prises en conséquence.

Compléments

• Le bureau suit les projets et la planification annuelle, les responsables de pôle suivent l’opérationnel et les projets de leurs chargés, le secrétaire général suit l’implication et le bien-être, et les chargés réalisent l’opérationnel et les projets.

📌 Les membres qui ne siègent pas au CA peuvent assister aux réunions, mais ne disposent pas du droit de vote.

💡 Astuce mémo

Planifier, agir, mesurer, présenter, apprendre

📖 7. Cohésion et gestion des conflits

★ À maîtriser

• 🔄 L’anticipation des conflits consiste à : repérer les périodes sensibles grâce à l’expérience des anciens, détecter les premiers signes par un suivi régulier, écouter les différents points de vue avant de chercher une solution

Compléments

• Les fiches de poste à jour précisent :

  • les tâches à réaliser et les processus liés
  • les compétences nécessaires
  • les interactions avec les autres pôles
  • les disponibilités et le volume horaire

• Les books de passation doivent contenir les informations nécessaires à la prise de poste, et les projets doivent tenir compte des souhaits des membres, des projets en cours et de la charge de travail existante.

• Les périodes sensibles à anticiper comprennent :

  • les événements
  • le recrutement
  • les vacances
  • les périodes d’examens

• Les team buildings permettent de : se connaître dans un autre contexte qu’en réunion, profiter en équipe, améliorer la communication interne, stimuler la motivation

💡 Astuce mémo

Communication précoce → tensions repérées et charge adaptée

📖 8. Équilibre et départ des membres

★ À maîtriser

• Concilier vie associative et vie personnelle suppose de définir des créneaux dédiés à la Junior, de respecter les échéances et la déconnexion, et d’aider les membres à s’organiser tout en préservant leur autonomie.

• La démission correspond au départ d’un membre qui ne se sent plus capable d’accomplir sa mission, tandis que la radiation peut s’imposer pour un membre vacant ou dangereux pour la structure.

• Lorsqu’un membre démissionne, il faut comprendre ses motivations sans jugement, ne pas chercher à le retenir à tout prix et préparer la reprise et la répartition de sa charge de travail.

Compléments

• L’implication peut varier selon les périodes et les personnes, et des échanges réguliers permettent d’adapter la charge de travail.

📌 Une radiation doit respecter les statuts et le règlement intérieur afin que la décision ne soit pas rendue caduque.

💡 Astuce mémo

Accompagner sans contrôler ; respecter la déconnexion