Fiche de révision : Gestion de la paie et veille RH

📋 Plan du Cours

1. Calcul des effectifs et équivalents temps plein
2. Collecte et établissement du bulletin de paie
3. Déclarations sociales et transmission mensuelle
4. Accessoires de salaire et frais professionnels
5. Heures supplémentaires et repos compensateurs
6. Veille juridique et sources fiables
7. Stratégie d’entreprise et analyse SWOT
8. Analyse SWOT de l’organisation
9. Décision et stratégie d’entreprise
10. Concevoir une veille RH efficace
11. Procédure interne de veille RH
12. Base documentaire et cadre juridique
13. Outils et réseaux de veille
14. Applications mobiles de veille
15. Sites et outils juridiques
16. Organisation quotidienne de la veille

📖 1. Calcul des effectifs et équivalents temps plein

🔑 Notions clés & Définitions

• Équivalent temps plein : Une unité proportionnelle au nombre d’heures travaillées par un salarié sur un an, calculée à partir de la durée mensuelle légale.

★ À maîtriser

📌 L’effectif global compte les salariés présents dans l’entreprise au 31 décembre, quelle que soit la durée ou les conditions de travail, et sert notamment à déterminer la date de versement des cotisations.

📌 L’effectif moyen annuel est la moyenne des effectifs moyens mensuels et sert notamment à déterminer l’assujettissement aux contributions ou aux exonérations.

Compléments

• Un salarié à mi-temps représente 0,5 ETP, deux salariés à mi-temps représentent 1 ETP et un salarié à temps plein engagé pour six mois représente 0,5 ETP.

💡 Astuce mémo

Global au 31/12, moyen par mois

📖 2. Collecte et établissement du bulletin de paie

★ À maîtriser

• L’employeur doit remettre au salarié un bulletin de paie comportant des mentions obligatoires, sans y faire figurer les mentions interdites.

• La fiche de pointage récapitule les événements du mois écoulé nécessaires à l’établissement d’un bulletin conforme à la réalité, et aucun texte ne fixe sa forme.

• Le bulletin de paie comporte notamment l’identification de l’employeur et du salarié, les éléments de rémunération et de cotisations, le net à payer et le net imposable, ainsi que les mentions finales, répartis en cinq zones.

Compléments

📌 L’employeur et le salarié doivent fournir une fiche de pointage cohérente et non mensongère, qui doit être conservée, accessible et mise à disposition du salarié.

• La fiche de pointage peut récapituler :
  • l’identité du salarié
  • les semaines travaillées
  • les heures et minutes quotidiennes
  • les totaux journaliers et hebdomadaires
  • les heures supplémentaires ou complémentaires
  • les congés payés
  • les RTT
  • les jours fériés

📌 Le salarié peut contester le montant ou l’exactitude de son bulletin de paie pendant trois ans à compter de sa remise.

📌 L’employeur ne doit pas faire figurer sur le bulletin l’exercice du droit de grève ni les fonctions de représentant du personnel ; la rémunération liée à cette activité figure sur une fiche annexée établie et remise par l’employeur. - service-public.fr

📖 3. Déclarations sociales et transmission mensuelle

★ À maîtriser

• La Déclaration sociale nominative (DSN), obligatoire depuis 2017, remplace et simplifie les déclarations sociales en automatisant leur transmission à partir des données issues du logiciel de paie.

• La DSN transmet notamment les salaires bruts, les assiettes et montants des cotisations ainsi que le nombre d’heures rémunérées.

📌 La DSN est établie le mois suivant la période d’emploi rémunérée, au plus tard le 5 pour les employeurs d’au moins 50 salariés payant dans le même mois que la période travaillée, et au plus tard le 15 dans les autres cas.

Compléments

• La dématérialisation des déclarations sociales est obligatoire, et le gestionnaire peut les transmettre aux organismes concernés ou par la plateforme net-entreprise.

• Les cotisations déclarées couvrent :

  • la sécurité sociale
  • l’assurance chômage
  • la retraite complémentaire obligatoire
  • la cotisation Apec pour les cadres uniquement

• Les cotisations de retraite complémentaire sont reversées aux caisses Arrco pour tous les salariés cadres et non-cadres du secteur privé, et à l’Agirc en supplément pour les cadres, avec une répartition de 60 % à la charge de l’employeur et 40 % à la charge du salarié.

📖 4. Accessoires de salaire et frais professionnels

🔑 Notions clés & Définitions

• Prime : Une somme distincte du salaire habituel, versée au salarié comme complément de salaire ; elle peut être périodique, et certaines résultent d’accords collectifs.
• Remboursement de frais : Le remboursement des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de ses fonctions, par exemple des frais de déplacement.
• Avantage en nature : Un bien ou un service fourni gratuitement et régulièrement par l’employeur, comme un véhicule de fonction ou un logement, et évalué selon l’économie réalisée par le salarié.

★ À maîtriser

📌 L’employeur doit prendre en charge au moins 50 % du coût de l’abonnement de transport public utilisé par le salarié pour son trajet domicile-travail, sans cotisation sociale ni impôt sur le revenu sur le montant pris en charge.

📌 La part patronale d’un titre-restaurant est exonérée de cotisations si elle représente entre 50 % et 60 % de sa valeur faciale et ne dépasse pas le plafond indiqué de 7,32 €.

Compléments

• Pour dix titres-restaurant de 8 € chacun, avec une contribution salariale de 3,80 € par titre, la contribution patronale est de 4,20 € par titre.

📖 5. Heures supplémentaires et repos compensateurs

🔑 Notions clés & Définitions

• Heure supplémentaire : Une heure effectuée au-delà de la durée hebdomadaire légale, décomptée par semaine à partir de la 36e heure, sauf accord de modulation ou de réduction du temps de travail sous forme de jours.

★ À maîtriser

• À défaut de contingent fixé par accord collectif, le contingent annuel est de 220 heures supplémentaires par salarié, quelle que soit la taille de l’entreprise.

• Le calcul de la majoration des heures supplémentaires consiste à déterminer le taux horaire normal puis à appliquer le taux majoré applicable.

📌 Le taux horaire normal se calcule en divisant le salaire mensuel par le nombre d’heures de travail effectif du mois ; les primes inhérentes à la nature du travail sont incluses et les primes non inhérentes, comme l’ancienneté, sont exclues.

📌 Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent obligatoirement droit à une contrepartie obligatoire en repos, y compris pour les salariés en forfait.

Compléments

• Les cadres dirigeants et les salariés en forfait annuel en heures sont exclus du contingent annuel d’heures supplémentaires.

📌 En l’absence de taux fixé par accord collectif, les majorations réglementaires s’appliquent ; lorsqu’un accord collectif fixe le taux, celui-ci doit être au moins égal à 10 %.

📌 Les repos compensateurs et les congés pour événements familiaux sont assimilés à des jours travaillés pour le décompte des heures supplémentaires, contrairement aux congés payés, aux congés maladie et aux jours fériés.

💡 Astuce mémo

Taux normal → majoration → repos

📖 6. Veille juridique et sources fiables

🔑 Notions clés & Définitions

• Veille : L’activité de consultation, de recueil et de stockage de l’information, mise en place volontairement.

★ À maîtriser

• La veille permet de repérer les dangers pour l’organisation et les leviers de développement en analysant son environnement interne et externe.

📌 La loi doit être respectée, la jurisprudence indique les tendances d’interprétation des juges sans être contraignante à proprement parler, et les projets ou propositions de loi ne sont pas contraignants avant leur adoption et publication au Journal officiel.

• 🔄 La veille juridique suit ces étapes : sélectionner l’information utile à l’entreprise, paramétrer les alertes de suivi, diffuser l’actualité aux personnes concernées, stocker les résultats sur un support centralisé

Compléments

• Les sources de veille recommandées comprennent :
  • les sites gouvernementaux en .gouv
  • Légifrance
  • Service-Public.fr
  • Dalloz
  • LexisNexis

💡 Astuce mémo

Trier → suivre → diffuser → stocker

📖 7. Stratégie d’entreprise et analyse SWOT

🔑 Notions clés & Définitions

• Stratégie : Chandler - La détermination des buts et objectifs à long terme d’une entreprise, ainsi que l’adoption des moyens d’action et l’allocation des ressources nécessaires pour les atteindre.

★ À maîtriser

• La démarche stratégique LCAG confronte un diagnostic interne et externe aux valeurs et aspirations du dirigeant et de la société, puis précise la mise en œuvre de la stratégie choisie.

• La démarche LCAG comprend l’analyse et le diagnostic externes, l’analyse et le diagnostic internes, l’examen des stratégies possibles, l’identification des valeurs environnementales et des dirigeants, puis le choix et la mise en œuvre de la stratégie.

📌 Dans l’analyse SWOT, les forces et faiblesses sont internes à l’entreprise, tandis que les opportunités et menaces relèvent de son environnement externe.

Compléments

• Les forces sont les points positifs internes qui procurent un avantage durable, tandis que les faiblesses sont les points négatifs internes présentant une marge d’amélioration substantielle.

• Les opportunités sont des facteurs ou situations externes dont l’entreprise peut tirer parti, tandis que les menaces sont des problèmes, obstacles ou freins extérieurs pouvant nuire au développement du projet.

💡 Astuce mémo

Interne : forces/faiblesses ; externe : opportunités/menaces

📖 8. Analyse SWOT de l’organisation

🔑 Notions clés & Définitions

• Analyse SWOT : Étude des forces et faiblesses internes ainsi que des opportunités et menaces externes d’une organisation.
• Forces : Points positifs internes à l’entreprise qui lui procurent un avantage durable.
• Faiblesses : Points négatifs internes à l’entreprise sur lesquels elle dispose d’une marge d’amélioration substantielle.
• Menaces : Problèmes, obstacles ou freins extérieurs susceptibles de nuire au développement d’un projet.

📝 Points essentiels

• L’analyse interne peut porter sur :
  • les ressources humaines
  • la production
  • les capacités financières
  • le savoir-faire de l’entreprise

💡 Astuce mémo

Interne : forces/faiblesses ; externe : opportunités/menaces

📖 9. Décision et stratégie d’entreprise

🔑 Notions clés & Définitions

• Stratégie : Choix de l’entreprise concernant son métier, son offre de biens et services, sa couverture géographique, ses objectifs de long terme et les moyens attribués pour les atteindre.

★ À maîtriser

📌 Selon la classification d’Igor Ansoff, les décisions stratégiques relèvent de la direction générale, concernent les orientations de long terme et comportent un risque important ; les décisions tactiques relèvent de l’encadrement, portent sur le moyen terme et présentent un risque moyen ; les décisions opérationnelles ont une portée limitée, un risque mineur et sont prises par l’encadrement ou les employés.

• 🔄 Le modèle IMCC décrit quatre étapes de décision (Herbert Simon, 1978) :

  1. L’intelligence repère les situations nécessitant une décision.
  2. La modélisation recense et structure les informations pour établir des solutions envisageables.
  3. Le choix évalue les solutions et en sélectionne une.
  4. Le contrôle et la surveillance confirment ou remettent en question le choix.

• Pour Herbert Simon, le décideur choisit une solution satisfaisante plutôt que la meilleure solution possible, compte tenu de son information, de sa motivation et de sa capacité réelle d’action.

Compléments

• Les décisions sont influencées par : les caractéristiques de l’entreprise, l’évolution du marché, les logiques financières, le contexte géopolitique, la personnalité et le style de direction du dirigeant

• Pour Cyert et March, les décisions résultent de négociations entre des groupes d’individus qui poursuivent des objectifs différents.

💡 Astuce mémo

IMCC : intelligence, modélisation, choix, contrôle

📖 10. Concevoir une veille RH efficace

★ À maîtriser

• La veille stratégique, selon Calori et Atamer (1993), porte sur des points sensibles du projet d’entreprise et sur les signaux annonçant des événements potentiels auxquels il faut répondre rapidement en saisissant les opportunités ou en contrant les menaces.

• La mise en place d’une veille commence par l’analyse des besoins, puis se poursuit par la collecte, le traitement et la diffusion des informations.

📌 La définition des besoins de veille distingue les besoins occasionnels des besoins réguliers et précise les personnes motrices, les sujets, les objectifs, les sources, les mots-clés, la fréquence et la forme de diffusion.

Compléments

📌 Un périmètre de veille trop restreint risque de faire oublier des informations importantes, un périmètre trop large risque de noyer l’essentiel dans trop de développements, et un périmètre fixe nécessite une actualisation régulière. - Frédéricka Cherrier

• Pour structurer la veille existante, le gestionnaire RH inventorie les pratiques déjà menées, les optimise et diffuse les techniques pertinentes dans l’organisation.

• La veille juridique et sociale doit être menée constamment et sans interruption pour rester pleinement efficace.

💡 Astuce mémo

Besoins d’abord, puis collecte, traitement et diffusion

📖 11. Procédure interne de veille RH

★ À maîtriser

• La procédure interne de veille RH précise les thématiques, leur importance et leurs finalités, les salariés concernés et les ressources humaines disponibles, ainsi que les détails opérationnels de sa mise en place.

• Les détails opérationnels comprennent : les sources pertinentes, la périodicité de collecte et de transmission, les bénéficiaires de la veille, les moyens techniques de compilation et de synthèse, les travaux de partage, les ressources financières allouées

Compléments

• Dans une enquête des Éditions Tissot, 39 % des professionnels des ressources humaines déclarent que le suivi des évolutions réglementaires et législatives est l’une de leurs principales difficultés quotidiennes.

• La veille peut donner lieu à :

  • des présentations en réunion
  • des ateliers collectifs de réflexion
  • des mini-débats
  • des actions de codéveloppement

• Pour obtenir l’adhésion des collaborateurs à la veille, le gestionnaire RH peut souligner son intérêt pour leur métier, son rôle dans le développement de l’organisation, son lien avec la stratégie et sa contribution à la proactivité et à la performance.

• La recherche d’information s’appuie sur des moteurs de recherche, tandis que la surveillance peut utiliser un agrégateur de flux RSS si le site en propose ou un outil classique complété par des alertes par courriel s’il n’en propose pas. - Jean Pierre Lardy

📖 12. Base documentaire et cadre juridique

🔑 Notions clés & Définitions

• Base documentaire informatisée : Espace de stockage rassemblant les ressources liées à la veille, notamment des fichiers numériques et des documents papier numérisés, mis à jour et accessible aux collaborateurs concernés.
• Numérisation : Conversion d’un document papier, d’un support audio ou d’une image en données numériques.

★ À maîtriser

• Les fichiers de veille sont classés selon des critères homogènes dans une arborescence informatique, sauvegardés dans un espace sécurisé par des mots de passe et des antivirus, puis régulièrement actualisés en ajoutant les fichiers récents et en supprimant ou archivant les contenus obsolètes.

• Le règlement intérieur ne peut contenir que des règles liées à :

  • l’hygiène et à la sécurité
  • au harcèlement moral et sexuel
  • à la discipline

📌 Le règlement intérieur ne doit pas imposer de restrictions aux droits et libertés des salariés qui ne soient justifiées par la nature de la tâche et proportionnées au but recherché.

📌 Le règlement intérieur ne doit enfreindre ni le droit social ni les conventions et accords collectifs applicables, et ne doit instaurer aucune discrimination fondée notamment sur l’âge, le sexe, l’origine ethnique ou la nationalité, les opinions, la religion, la situation familiale ou les mœurs.

• L’article R4228-20 du Code du travail autorise sur le lieu de travail le vin, la bière, le cidre et le poiré, ce qui rend illégale une interdiction absolue de toute boisson alcoolisée dans le règlement intérieur.

Compléments

• La numérisation facilite la conservation sécurisée et le partage des documents, permet d’en extraire des images, réduit l’espace occupé par le papier et produit des fichiers de taille informatique réduite.

• La gestion électronique des documents (GED) simplifie la gestion documentaire et favorise le travail collaboratif, ce qui contribue à l’efficacité et à la productivité des salariés.

📌 Le conseil de prud’hommes peut écarter sans l’annuler une mesure litigieuse du règlement intérieur, tandis que le tribunal judiciaire peut annuler une telle mesure s’il est saisi par une personne concernée.

💡 Astuce mémo

Information obsolète → risque de contentieux

📖 13. Outils et réseaux de veille

★ À maîtriser

• La veille juridique et sociale peut s’appuyer sur : des sites spécialisés, des groupes d’entraide sur les réseaux sociaux, des liens archivés, des dossiers documentaires, des flux RSS, des newsletters professionnelles

• Twitter permet de suivre des spécialistes et des influenceurs, de rechercher des salariés, de promouvoir la marque employeur et des événements RH, de diffuser des informations, d’animer une communauté et d’obtenir des réponses professionnelles rapides.

• LinkedIn permet de rechercher des candidats et d’examiner leurs profils professionnels, notamment pour le recrutement de candidats difficiles à embaucher, ainsi que de réaliser une veille sur le recrutement, la GPEC et la formation.

Compléments

📌 Netvibes rassemble plusieurs sources et flux RSS sur des tableaux de bord et peut diffuser un onglet par courriel, tandis que Feedly ne propose ni l’utilisation de la boîte mail ni la récupération des profils de réseaux sociaux professionnels.

• ScoopIt permet de créer et de diffuser des informations associées à des mots-clés et à des centres d’intérêt professionnels, en rassemblant les pages Internet sur un journal commun.

• L’application Fidal propose : des coupures de presse, des extraits du blog du cabinet, des événements liés à son actualité, un annuaire détaillé d’avocats, la possibilité de poser directement des questions

📖 14. Applications mobiles de veille

★ À maîtriser

• Google Alertes permet de créer gratuitement des alertes juridiques et sociales depuis 2004, après ouverture d’un compte Gmail ; les flux RSS peuvent notamment être pilotés par Netvibes.

Compléments

• ScoopIt permet de diffuser des informations liées à des mots-clés et centres d’intérêt professionnels sous forme de pages regroupées dans un journal, interface commune.

• L’application Fidal propose notamment : des coupures de presse, des extraits du blog du cabinet, des événements liés à l’actualité du cabinet, un annuaire détaillé des avocats, la possibilité de poser directement des questions

• Instapaper et Pocket sauvegardent des contenus d’information pour une consultation ultérieure et les synchronisent entre Internet, smartphones et tablettes.

📖 15. Sites et outils juridiques

★ À maîtriser

• Lexisveille.fr, édité par Lexis Nexis, est un site payant qui analyse plus de 300 sources du droit et propose une veille personnalisable en temps réel.

Compléments

• EFL donne accès gratuitement à La Quotidienne, journal d’actualités juridiques et comptables des Éditions Francis Lefebvre, ainsi qu’à des livres blancs après inscription, des simulateurs et des vidéos.

• Dalloz actualité.fr met quotidiennement à jour ses actualités juridiques, dont une partie est gratuite, et propose un onglet consacré à la profession d’avocat.

• Actualités du droit.fr, édité par Wolters Kluwer, propose plusieurs formules payantes, certains articles gratuits et des actualités classées par thèmes et professions du droit.

• Actu-juridique.fr, proposé par Lextenso, publie des commentaires de jurisprudence et des articles grand public, avec notamment des rubriques Culture et Région ainsi qu’un agenda d’événements.

📌 Lex machine est un agrégateur qui renvoie vers les sites sources, tandis que le Village de la justice publie quotidiennement des articles rédigés par des professionnels du droit et sa rédaction.

📖 16. Organisation quotidienne de la veille

★ À maîtriser

• 🔄 La préparation de la veille suit ces étapes : définir les besoins des protagonistes, inventorier ou optimiser les pratiques existantes, élaborer une procédure interne précisant les thématiques, les outils, les modes de diffusion et de restitution ainsi, promouvoir la démarche en interne

📌 Le gestionnaire RH consacre idéalement une vingtaine de minutes par jour à la veille, voire une demi-heure selon l’actualité de l’entreprise, sans nuire à son activité quotidienne.

• Le gestionnaire RH traite immédiatement les informations les plus intéressantes, reporte les autres avec Instapaper ou Pocket, puis diffuse une partie des informations en interne avec un texte d’accompagnement et sur les réseaux sociaux professionnels.

Compléments

• Le gestionnaire RH peut compiler ses sources sur un tableau de bord Netvibes ou ScoopIt et le personnaliser selon ses besoins.

📌 Le gestionnaire RH actualise son tableau de bord, développe son réseau professionnel, désactive les flux RSS devenus inutiles et conserve des liens utiles dans ses favoris ou dans des dossiers liés aux projets RH.

📌 Pour les organisations institutionnelles proposant peu de sources dématérialisées, le gestionnaire RH peut privilégier des relations intermittentes avec l’URSSAF, la DIRECCTE ou les syndicats professionnels, notamment par des échanges en face à face ou en réunion.

• Le service téléphonique Allô service public peut mettre le gestionnaire RH en relation avec un service du ministère du Travail maîtrisant la jurisprudence sociale pour répondre de manière indépendante à des questions administratives ou juridiques liées au droit du travail.

💡 Astuce mémo

Définir, inventorier, formaliser, promouvoir, puis piloter.

📊 Tableaux de synthèse

Analyse SWOT

Comparaison des sites d’actualité juridique