Fiche de révision : Gestion des données RH

📋 Plan du Cours

1. Types et cycle des données RH
2. Cadre légal et principes du RGPD
3. Conservation et sanctions des données
4. Accès aux données selon les profils
5. Styles de management et autonomie

📖 1. Types et cycle des données RH

🔑 Notions clés & Définitions

• Donnée RH : Utilisée dans les processus RH.
• Donnée personnelle : Permet d’identifier une personne de façon directe ou indirecte.
• Donnée sensible : Nécessite une protection forte, avec un accès sur autorisation et une vigilance lors de son utilisation et de sa conservation.

📝 Points essentiels

• 🔄 Le cycle de vie d’une donnée comprend les étapes suivantes :
  1. La collecte
  2. L’enregistrement
  3. L’utilisation
  4. Le partage
  5. La conservation
  6. L’archivage ou la suppression

💡 Astuce mémo

Collecter, enregistrer, utiliser, partager, conserver, puis archiver ou supprimer.

📖 2. Cadre légal et principes du RGPD

🔑 Notions clés & Définitions

• CNIL : Commission nationale de l’informatique et des libertés, l’organisme chargé de contrôler le respect de la loi.

★ À maîtriser

• Le RGPD est le Règlement général sur la protection des données, un règlement européen en vigueur depuis 2018 qui vise à accroître les droits des usagers.

📌 Le principe de licéité exige de pouvoir justifier à tout moment la collecte d’une donnée par une raison juridique valable.

📌 Le principe de responsabilité implique que l’organisme puisse démontrer sa conformité grâce au registre de traitement.

• Les données collectées doivent être :
  • Nécessaires
  • Exactes
  • Pertinentes

Compléments

📌 Le principe de transparence exige d’expliquer clairement ce qui est fait des données.

📌 Le principe d’intégrité et de confidentialité exige de protéger les données contre la perte et la divulgation.

• Le registre de traitement est un registre écrit tenu sous la responsabilité du responsable du traitement ou du sous-traitant, éventuellement par un DPO, qui documente les traitements de données en cas de contrôle ; il est obligatoire, sauf dérogations prévues par le RGPD.

📖 3. Conservation et sanctions des données

★ À maîtriser

📌 Une donnée ne peut pas être conservée indéfiniment ; sa durée de conservation est soit fixée par la loi, soit définie en suivant les conseils de la CNIL.

• Les trois phases de conservation d’une donnée sont la base active, l’archivage intermédiaire et l’archivage définitif.

• 🔄 Les risques en cas de non-respect se succèdent ainsi :

  1. Mise en demeure
  2. Injonction
  3. Amende
  4. Limitation ou interdiction de traitement

• L’amende en cas de non-respect peut représenter de 2 à 4 % du chiffre d’affaires.

Compléments

📌 La base active correspond à une finalité en cours et à un traitement actif, tandis que l’archivage intermédiaire concerne une finalité passée dont la conservation reste justifiée.

• Les questions à se poser sur une donnée sont : Qui l’utilise ?, Pourquoi ?, Qui peut la voir ?, Quel est son but ?, Combien de temps la conserver ?, Que peut-on en faire ?

💡 Astuce mémo

Base active → archivage intermédiaire → archivage définitif.

📖 4. Accès aux données selon les profils

📝 Points essentiels

📌 Chaque personne dispose d’un accès aux données adapté à ses missions et à son poste.

• Le manager peut consulter les plannings, mais pas les salaires.

• Le gestionnaire de paie peut consulter les salaires.

• Un salarié peut consulter uniquement les données qui le concernent.

💡 Astuce mémo

Le manager voit les plannings, pas les salaires ; le gestionnaire de paie voit les salaires.

📖 5. Styles de management et autonomie

★ À maîtriser

📌 Le management directif repose sur la décision et le contrôle du manager, tandis que le management délégatif confie la responsabilité à l’équipe et lui accorde une autonomie complète.

📌 Un bon manager ne reste pas dans un seul style, mais l’adapte aux personnes et aux situations.

Compléments

• En management persuasif, le manager décide, explique, accompagne et cherche l’adhésion de l’équipe ; l’autonomie est représentée par deux étoiles.

• En management participatif, le manager associe l’équipe à la coconstruction ; l’autonomie est représentée par trois étoiles.

• En management directif, le manager décide et contrôle, et l’autonomie de l’équipe est faible, représentée par une étoile.

• En management délégatif, le manager confie la responsabilité à l’équipe, qui dispose d’une autonomie complète, représentée par quatre étoiles.

📊 Tableaux de synthèse

Styles de management et autonomie