Fiche de révision : Préparer et conduire une négociation

📋 Plan du Cours

1. Diagnostiquer les enjeux et conflits
2. Cartographier acteurs et intérêts
3. Fixer ses limites et alternatives
4. Évaluer le pouvoir et préparer
5. Écouter et interpréter les signaux
6. Gérer biais et émotions
7. Faire avancer ou débloquer l’accord
8. Adapter le format et rester éthique
9. Formaliser et capitaliser après l’accord

📖 1. Diagnostiquer les enjeux et conflits

★ À maîtriser

• Un conflit évolue du stade latent au stade perçu, puis ressenti et enfin manifeste.

• Un conflit majeur appelle une stratégie collaborative de problème-solution, tandis qu’un compromis peut suffire pour un conflit mineur.

• Une négociation complexe implique des acteurs multiples, des enjeux imbriqués, une asymétrie d’information, une durée longue ou une charge émotionnelle.

• Une négociation distributive porte sur un gâteau fixe et tend vers un résultat gagnant-perdant, tandis qu’une négociation intégrative cherche à agrandir le gâteau.

Compléments

📌 Lorsque la relation est durable, il faut éviter l’agressivité active, notamment les menaces et les pressions.

📌 Un conflit majeur porte sur des enjeux tels que le prix, les marges ou les délais, tandis qu’un conflit mineur concerne des points accessoires.

💡 Astuce mémo

Latent → perçu → ressenti → manifeste

📖 2. Cartographier acteurs et intérêts

★ À maîtriser

• Les enjeux sont classés selon trois niveaux :

  • indispensable
  • important
  • souhaitable

• La cartographie distingue les catégories d’acteurs suivantes :

  • les acteurs directs
  • les acteurs indirects
  • les influenceurs en coulisse
  • les coalitions possibles

📌 La position est ce que l’autre demande, tandis que l’intérêt est le besoin qui se trouve derrière cette demande.

Compléments

• Les acteurs sont classés en trois catégories :
  • alliés
  • opposants
  • neutres

📌 La préparation consiste à rechercher les motivations cachées des acteurs et à prévoir un discours adapté à chacun.

• Dans l’exemple d’une demande de réduction de 10 %, la position est « je veux -10 % », tandis que l’intérêt peut être de réduire les coûts ou de préserver la marge.

• La matrice Pouvoir × Intérêt et la carte d’alliances sont des outils de cartographie des acteurs.

💡 Astuce mémo

Position exprimée ≠ intérêt sous-jacent

📖 3. Fixer ses limites et alternatives

🔑 Notions clés & Définitions

• Position initiale : La première offre et sert d’ancre à toute la discussion.
• Point d’aspiration : Le meilleur résultat réaliste que l’on vise.
• Point de réserve : La limite en dessous de laquelle on préfère quitter la négociation.
• MESORE / BATNA : La meilleure solution de rechange hors négociation.
• ZOPA : La zone d’accord possible comprise entre les points de réserve des deux parties.
• Point de rupture simulé : Annoncé juste avant le vrai point de rupture pour signaler que la limite est proche.

📝 Points essentiels

• 🔄 La construction d’une MESORE suit ces étapes :
  1. lister les alternatives
  2. approfondir les deux ou trois meilleures
  3. choisir provisoirement la meilleure
  4. imaginer comment l’améliorer
  5. tenir compte des curseurs de pouvoir

💡 Astuce mémo

La MESORE est hors négociation ; la ZOPA est entre les réserves

📖 4. Évaluer le pouvoir et préparer

★ À maîtriser

• Le rapport de force s’évalue à l’aide de six curseurs :

  • le temps
  • le poids
  • le choix
  • l’influence
  • la sanction
  • l’information

• Les cinq types de pouvoir sont :

  • le pouvoir légitime, lié au statut
  • le pouvoir coercitif, lié à la sanction
  • le pouvoir de récompense
  • le pouvoir expert, lié à la compétence
  • le pouvoir de référence, lié à l’admiration

Compléments

📌 La préparation peut mobiliser PESTEL ou SWOT pour analyser le contexte externe.

• Dans le curseur du temps, disposer de plus de temps que l’autre partie constitue un avantage.

• Le poids dans le rapport de force dépend de l’importance d’une partie pour l’autre, notamment par le volume ou l’exclusivité.

• Les dimensions culturelles citées comprennent :

  • le silence
  • la distance hiérarchique
  • le rapport au temps
  • l’individualisme
  • la masculinité
  • le contrôle de l’incertitude
  • l’orientation long terme
  • l’indulgence

📖 5. Écouter et interpréter les signaux

★ À maîtriser

• Pour poser le climat : détendre rapidement l’atmosphère si l’autre se ferme, rappeler l’objectif commun, explorer les intérêts avant de parler chiffres

📌 Un geste non verbal est contextuel et interprétatif ; un signal isolé ne prouve rien, il faut chercher des groupes de signaux et vérifier leur interprétation par une question.

• L’écoute active mobilise :
  • la reformulation
  • le silence actif
  • les questions ouvertes
  • la validation des ressentis

Compléments

• Les jambes et les bras croisés peuvent indiquer une protection ou un malaise, et inciter à détendre l’atmosphère.

• Le « 4 américain » verrouillé peut signaler de la rigidité ou de la rivalité, tandis qu’une jambe en équerre contre la table peut signaler une protection du territoire.

• La position « catapulte », avec les mains derrière la tête, peut indiquer une envie de fuir la conversation ou une simple fatigue.

• Le menton relevé peut indiquer du défi ou de l’agressivité, les mains sur les hanches un ego touché ou de l’impatience, et les doigts joints en clocher une assurance ou une certitude d’avoir raison.

• Une main portée à la bouche ou un raclement de gorge peut indiquer une gêne, parfois un mensonge et parfois un simple désaccord.

📖 6. Gérer biais et émotions

★ À maîtriser

• Les moyens de réguler une émotion comprennent : la nommer, pratiquer une cohérence cardiaque avec une inspiration de 5 s et une expiration de 5 s, s’ancrer dans les cinq sens, s’interroger sur les faits et l’utilité de ses pensées, reformuler cognitivement ses pensées, faire une pause si l’émotion monte

• Le biais d’ancrage consiste à prendre le premier chiffre comme référence ; si l’on est préparé, on peut faire la première offre, sinon il faut recadrer l’ancre.

• Le biais de confirmation conduit à ne retenir que les informations qui confirment ses croyances ; le réflexe consiste à chercher activement les éléments qui les contredisent.

Compléments

• Le biais de disponibilité conduit à juger selon ce qui vient facilement à l’esprit ; il faut revenir aux faits et aux chiffres.

• Le biais de halo laisse une bonne impression influencer l’ensemble du jugement ; il faut juger les arguments plutôt que la personne.

• Le biais de représentativité conduit à juger selon des stéréotypes ; il faut poser des questions plutôt que supposer.

• L’empathie comporte trois dimensions :

  • l’empathie cognitive, qui consiste à comprendre
  • l’empathie émotionnelle, qui consiste à ressentir
  • l’empathie comportementale, qui consiste à adapter sa réaction

📖 7. Faire avancer ou débloquer l’accord

★ À maîtriser

• 🔄 Les moyens de contourner une impasse sont : reformuler sans juger, proposer une concession conditionnelle, prendre une pause stratégique, recourir à la médiation ou à l’arbitrage si le blocage persiste

📌 Une concession doit être conditionnelle, par exemple « Je peux si vous… », et ne doit jamais être gratuite.

📌 Un échange de valeur consiste à donner ce qui coûte peu à soi-même et vaut beaucoup pour l’autre.

Compléments

📌 Multiplier les options avant de choisir permet de rechercher davantage de possibilités de création de valeur.

• Les signes d’impasse peuvent être :

  • des arguments répétés
  • un ton rigide ou accusateur
  • un silence prolongé
  • une fermeture corporelle
  • des interruptions

• Le « last minute deal closer » consiste à ajouter un enjeu pour finaliser la négociation, tandis que le « last minute embellishment » désigne une tactique de dernière minute de l’autre dont il faut se méfier.

💡 Astuce mémo

Concession conditionnelle → échange de valeur

📖 8. Adapter le format et rester éthique

★ À maîtriser

📌 En négociation multipartite, il faut construire des coalitions positives, adapter le discours à chaque acteur et soigner le timing.

📌 Influencer consiste à convaincre en transparence, tandis que manipuler consiste à tromper ou à exploiter.

Compléments

📌 Les tactiques d’intimidation ou de dissimulation détériorent la relation à long terme.

• Une négociation multipartite implique au moins trois parties et comporte un risque de coalitions et de blocages lié à la multiplicité des intérêts.

📌 Le face-à-face est préférable à la négociation à distance pour la relation et la satisfaction, tandis que l’e-négociation nécessite des messages courts et clairs, une trace écrite et une relecture attentive en raison du manque d’indices contextuels.

📖 9. Formaliser et capitaliser après l’accord

🔑 Notions clés & Définitions

• Compléments de prix / earn-out : Lient une partie du prix aux résultats futurs.

★ À maîtriser

📌 La formalisation d’un accord doit lever les ambiguïtés de rédaction, prévoir des clauses de sortie, définir un mécanisme de suivi et sécuriser par écrit les engagements RH.

📌 La relecture de l’accord consiste à vérifier qu’aucun enjeu n’a été ajouté discrètement, puis à reformuler l’accord à voix haute pour confirmer que les parties le comprennent de la même manière.

Compléments

📌 Après l’accord, il faut évaluer le résultat et la confiance créée, puis prévoir le renouvellement et les modalités d’application.

📌 Les parties perdantes doivent pouvoir minimiser leurs pertes et co-construire des gains futurs.

• Le débrief d’équipe examine cinq questions : les aspirations ont-elles été atteintes et le point de réserve respecté ?, quels intérêts de l’autre ont été compris trop tard ?, quels biais ou émotions ont piégé l’équipe ?, quelle tactique a réussi ou échoué ?, que ferait l’équipe différemment ?

💡 Astuce mémo

Écrire → relire à voix haute → suivre → débriefer