Fiche de révision : Administration RH et conformité

📋 Plan du Cours

1. Cycle de vie et principes RGPD
2. Formalités d’embauche en France
3. Hiérarchie des normes sociales
4. Identification de la convention collective
5. Affichages obligatoires et sanctions
6. Conservation et audit des dossiers

📖 1. Cycle de vie et principes RGPD

★ À maîtriser

• 🔄 Le cycle de vie du dossier suit cette progression:
  1. Entrée
  2. Vie du contrat
  3. Sortie
  4. Purge après les délais légaux

📌 Le principe de minimisation du RGPD impose de ne collecter que les données strictement nécessaires à la gestion du contrat.

Compléments

📌 Toute modification ou suppression d’une donnée doit être documentée dans le registre des traitements.

📌 En cas de doute sur la protection des données, il faut consulter le délégué à la protection des données de l’organisation.

💡 Astuce mémo

Entrée → vie du contrat → sortie → purge

📖 2. Formalités d’embauche en France

★ À maîtriser

• 🔄 Les formalités d’embauche suivent cet ordre:
  1. DPAE
  2. Registre Unique du Personnel
  3. Affiliation mutuelle et prévoyance
  4. Visite d’Information et de Prévention

📌 La DPAE est transmise à l’URSSAF sur net-entreprises.fr avant toute prise de poste, avec un délai minimal de J-1.

📌 La Visite d’Information et de Prévention doit être organisée dans les trois mois suivant la prise de poste, ou avant pour les postes à risque.

Compléments

• Le salarié est inscrit dans le Registre Unique du Personnel le jour de son arrivée, dans l’ordre chronologique des embauches.

📌 La notice d’information de la mutuelle et de la prévoyance doit être remise au salarié, qui dispose d’un délai de réponse d’un mois.

💡 Astuce mémo

DPAE → RUP → mutuelle → VIP

📖 3. Hiérarchie des normes sociales

★ À maîtriser

• La hiérarchie des normes suit cet ordre:
  • Constitution et normes européennes
  • Code du travail
  • Convention collective
  • Accord d’entreprise ou d’établissement
  • Contrat de travail individuel
  • Usages et engagements unilatéraux

📌 En cas de conflit entre deux normes, la disposition la plus favorable au salarié prime, sauf dérogation explicite par accord majoritaire.

• La convention collective de branche est négociée par secteur et peut améliorer le Code du travail, tandis que l’accord d’entreprise peut déroger à la convention collective dans certains domaines, notamment la durée du travail.

Compléments

📌 Le contrat de travail individuel ne peut jamais être moins favorable que les niveaux supérieurs de la hiérarchie des normes.

💡 Astuce mémo

Du socle constitutionnel aux usages, chaque niveau doit respecter ou améliorer le précédent

📖 4. Identification de la convention collective

🔑 Notions clés & Définitions

• IDCC : Code à 4 chiffres qui identifie de façon unique chaque convention collective de branche.

★ À maîtriser

📌 L’IDCC applicable doit être vérifié dès l’embauche et à chaque changement d’activité principale de l’entreprise.

Compléments

• L’IDCC peut être vérifié:

  • Sur le bulletin de paie
  • Sur legifrance.gouv.fr
  • Sur le portail du Ministère du Travail
  • Par secteur d’activité ou code NAF ou APE

• L’application d’une mauvaise convention collective ou l’absence de convention peut entraîner des rappels de salaires, des rappels d’avantages conventionnels et des contentieux prud’homaux.

💡 Astuce mémo

Un code à 4 chiffres sur le bulletin de salaire mène vers la bonne convention

📖 5. Affichages obligatoires et sanctions

★ À maîtriser

• Les affichages administratifs et pratiques comprennent:
  • Coordonnées de l’inspection du travail et du médecin du travail
  • Jours et heures de travail
  • Congés payés
  • Consignes de sécurité et d’incendie
  • Coordonnées des représentants du personnel ou du CSE

📌 Le règlement intérieur doit être affiché dès que l’entreprise atteint 50 salariés.

Compléments

• L’employeur doit afficher le texte intégral de l’article L. 1142-1 sur la non-discrimination et de l’article L. 1153-5 sur le harcèlement sexuel, ainsi que l’interdiction de fumer.

📌 Chaque infraction d’affichage peut entraîner une amende pouvant atteindre 750 €.

📖 6. Conservation et audit des dossiers

★ À maîtriser

• Les documents soumis à une durée de conservation de 5 ans sont:

  • Bulletins de salaire côté employeur
  • Contrats de travail et avenants après la fin du contrat
  • Registre Unique du Personnel après le départ du dernier salarié
  • Documents de fin de contrat

• 🔄 Les quatre étapes de l’audit sont:

  1. Identifier les documents attendus
  2. Contrôler la présence, la complétude et la légalité
  3. Prioriser les écarts
  4. Corriger et tracer chaque action

📌 L’audit doit être réalisé au minimum une fois par an, et toute suppression doit être tracée conformément aux principes de limitation de la conservation et d’accountability.

Compléments

• Les documents disciplinaires et le solde de tout compte sont soumis à une durée de 3 ans.

• Les bulletins de salaire du côté salarié sont conservés sans limitation pour la retraite.

• Un archivage intermédiaire avec accès restreint est possible en cas de litige potentiel, et la CNIL peut infliger une amende allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial en cas de conservation illicite.

💡 Astuce mémo

Identifier → contrôler → prioriser → corriger et tracer

📊 Tableaux de synthèse

Durées de conservation des documents RH