Fiche de révision : Conservation des documents d’entreprise

📋 Plan du Cours

1. Principes de conservation documentaire
2. Documents civils et commerciaux
3. Pièces et documents comptables
4. Documents fiscaux et délais de contrôle
5. Documents sociaux des sociétés
6. Documents de gestion du personnel

📖 1. Principes de conservation documentaire

★ À maîtriser

📌 Une entreprise conserve pendant une durée minimale tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité, selon sa nature et les obligations légales applicables.

Compléments

• Pendant la durée de conservation, l’administration peut effectuer des contrôles sur les documents de l’entreprise.

📌 Une entreprise peut archiver les documents au-delà de leur durée minimale, sauf s’ils contiennent des données personnelles.

📖 2. Documents civils et commerciaux

★ À maîtriser

• Un contrat ou une convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale et la correspondance commerciale, sur papier ou électronique, se conservent 5 ans.

• Un contrat conclu par voie électronique avec un consommateur pour un montant d’au moins 120 € se conserve 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.

• Un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers se conserve 30 ans.

Compléments

• Les documents bancaires, les documents relatifs à la propriété intellectuelle et les dossiers d’avocat se conservent 5 ans, mais le délai court respectivement sans point de départ particulier indiqué, à partir de la fin de la protection et à partir de la fin du mandat.

• Une garantie pour les biens ou services fournis au consommateur et une police d’assurance se conservent 2 ans, le délai de l’assurance commençant à la résiliation du contrat.

📖 3. Pièces et documents comptables

★ À maîtriser

• Les livres et registres comptables comprennent notamment :

  • le livre journal
  • le grand livre
  • le livre d’inventaire

• Les pièces justificatives comprennent notamment :

  • les bons de commande
  • les bons de livraison ou de réception
  • les factures clients
  • les factures fournisseurs

Compléments

📌 L’article L123-22 du Code de commerce est cité comme référence pour la conservation des documents comptables.

📖 4. Documents fiscaux et délais de contrôle

★ À maîtriser

📌 Les livres, registres, documents ou pièces soumis aux droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale se conservent 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date d’établissement des documents ou pièces.

📌 En cas d’activité occulte, notamment de fraude fiscale, de travail dissimulé, d’absence de déclaration ou d’activité illicite, le délai de conservation des documents fiscaux passe à 10 ans.

Compléments

• Le délai de conservation de 6 ans concerne :

  • l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés
  • les BIC, BNC et BA en régime réel
  • les impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles et certaines sociétés à responsabilité limitée
  • les impôts directs locaux
  • la CFE et la CVAE
  • les taxes sur le chiffre d’affaires et assimilées

• Les documents relatifs aux revenus de 2018 déclarés en 2019 doivent être conservés jusqu’à la fin de 2024.

📌 L’article L102 B du Livre des procédures fiscales est cité comme référence pour l’obligation et les délais de conservation des documents fiscaux.

📖 5. Documents sociaux des sociétés

★ À maîtriser

• Les comptes annuels comprennent :

  • le bilan
  • le compte de résultat
  • l’annexe

• Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association, ainsi que leurs pièces modificatives, se conservent 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS.

Compléments

• Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société, y compris les documents de la société absorbée, se conservent 5 ans.

• Les documents concernés sont : les registres de titres nominatifs, les registres des mouvements de titres, les ordres de mouvement, les registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration

• Les documents conservés pendant les 3 derniers exercices sont : les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration, les rapports des commissaires aux comptes

📖 6. Documents de gestion du personnel

★ À maîtriser

• L’employeur conserve le double papier ou électronique du bulletin de paie pendant 5 ans.

• Le registre unique du personnel se conserve 5 ans à partir du départ du salarié.

📌 L’employeur garantit la disponibilité du bulletin de paie électronique pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans.

Compléments

• Les documents concernés portent sur :

  • les contrats de travail
  • les salaires
  • les primes
  • les indemnités
  • les soldes de tout compte
  • les régimes de retraite

• Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, ainsi que la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait, se conservent 3 ans.

• La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation se conserve 1 an.

• Les documents conservés 5 ans sont : les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail, les vérifications et contrôles du CSE, les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie

📊 Tableaux de synthèse

Durées de conservation repères